วัฒนธรรมธุรกิจ

ทักษะการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับอาชีพที่ประสบความสำเร็จในทุกสาขา: ความสำเร็จในการสื่อสารองค์กรจะขึ้นอยู่กับทักษะการสื่อสารในชีวิตประจำวันเป็นส่วนใหญ่ แต่ขอบเขตวิชาชีพมีความเฉพาะเจาะจง วัฒนธรรมทางธุรกิจเกี่ยวกับวิธีที่คุณโต้ตอบกับเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า ผู้ใต้บังคับบัญชา และหุ้นส่วน ตลอดจนกฎเกณฑ์บางประการ การสร้างการสื่อสารขึ้นอยู่กับสถานการณ์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์เป็นสิ่งสำคัญมาก ตลอดจนสามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว

วัฒนธรรมการสื่อสารเป็นแนวคิดที่กว้างกว่าชุดคำพูด ประกอบด้วยองค์ประกอบหลายอย่าง ในวัฒนธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจ ลักษณะที่ปรากฏมีความสำคัญอย่างยิ่ง: ต้องสอดคล้องกับสาขาของกิจกรรมและสถานการณ์เฉพาะ

โดยปกติแล้วจะมีชุดยูนิฟอร์มสำหรับทำงานกับลูกค้า ชุดธุรกิจสำหรับใช้ในสำนักงาน คนที่มีความคิดสร้างสรรค์จะแต่งกายในลักษณะใดรูปแบบหนึ่ง และผู้ที่ดำรงตำแหน่งผู้บริหารจะต้องเน้นย้ำสถานะของตนด้วยเสื้อผ้าและเครื่องประดับ อาจดูเหมือนว่ารูปลักษณ์ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการสื่อสารทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ความประทับใจแรกที่คุณสร้างขึ้นเป็นตัวกำหนดทัศนคติของคู่สนทนาที่มีต่อคุณ หากความประทับใจนี้เป็นไปในทางลบ ในกระบวนการสนทนา คุณจะต้องใช้พลังงานมากเพื่อฟื้นฟูตัวเอง

ภาษาอวัจนภาษามีความสำคัญเท่าเทียมกันในการสื่อสาร ท่าทาง ท่าทาง และท่าทางของคุณมีความสำคัญมากจากมุมมองทางจิตวิทยา พยายามแสดงสีหน้าให้สุขุมเพียงพอ การใช้ท่าทางสัมผัสมีความสำคัญมาก แต่ควรปานกลางและไม่เข้มข้นเกินไป

หากคุณอยู่ในอารมณ์อยากสนทนากับคู่สนทนา วิธีที่ดีที่สุดคือเลือกท่าเปิดคุณสามารถลองปรับให้เข้ากับท่าทางของคู่สนทนาอย่างสงบเสงี่ยม เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกมองว่าเป็นการรุกราน การสบตาควรใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที การนั่งที่โต๊ะเจรจาไม่ควรอยู่ตรงข้ามคู่สนทนาโดยตรง แต่ควรอยู่ห่างจากด้านข้างเล็กน้อย

สิ่งที่คุณพูดมีความสำคัญพอๆ กับที่คุณพูด การมีข้อมูลที่เชื่อถือได้เป็นสิ่งสำคัญมาก สามารถดำเนินการตามข้อเท็จจริง และสร้างเนื้อหาของการอภิปรายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเลือกคำ น้ำเสียง ท่าทาง และท่าทางเป็นสิ่งสำคัญสำหรับสถานการณ์เฉพาะ เพราะในกรณีที่แตกต่างกัน พฤติกรรมที่แตกต่างกันจะเหมาะสม วัฒนธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจขึ้นอยู่กับสถานการณ์และเป้าหมายที่ติดตาม สามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภท:

• ประเภทของพี่เลี้ยงหมายถึงการสั่งสอน... ตัวเลือกนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับกระบวนการฝึกอบรมของผู้เข้ารับการฝึกอบรม สำหรับกิจกรรมด้านการศึกษาและวิทยาศาสตร์ สำหรับการอธิบายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในแต่ละช่วงเวลาทำงาน เช่นเดียวกับเมื่อทำงานในทีมกับเพื่อนร่วมงาน หากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาที่พวกเขามีน้อย รอบรู้ บ่อยครั้งที่การสื่อสารดังกล่าวสร้างขึ้นในรูปแบบของการพูดคนเดียว อย่างไรก็ตามในการสื่อสารทางธุรกิจสมัยใหม่ การสนทนาถือว่าเป็นที่นิยมมากกว่า: แม้ในกระบวนการเรียนรู้ พยายามให้คู่สนทนามีส่วนร่วมในการอภิปรายและรับฟังความคิดเห็นของพวกเขา
• ประเภทสร้างแรงบันดาลใจ ตั้งเป้าหมายที่จะสนใจบุคคลในโครงการ โน้มน้าวเขาถึงความได้เปรียบของงานนี้หรืองานนั้น ช่วยให้พนักงานเชื่อมั่นในตัวเองและรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในงานใหม่หรืองานยากๆ เพื่อความสำเร็จ พยายามหลีกเลี่ยงวลีและความคิดเดิมๆ สิ่งที่ดีที่สุดคือการเป็นตัวอย่างส่วนตัว บอกเล่าเรื่องราวของคุณเอง และอธิบายด้วยคำพูดของคุณเองว่าอะไรคือสิ่งที่ดึงดูดใจคุณให้เข้าร่วมโครงการหนึ่งๆ
• ประเภทเผชิญหน้า วัฒนธรรมการสื่อสารกระตุ้นให้คู่สนทนาคัดค้านคุณไม่เห็นด้วยกับมุมมองของคุณ ประเภทนี้รวมถึงเทคนิคจำนวนหนึ่งที่ใช้ในกรณีที่มีผลประโยชน์ทับซ้อน บ่อยครั้ง สถานการณ์การเผชิญหน้าเป็นเรื่องปกติสำหรับการเจรจา เช่นเดียวกับการเพิ่มความสนใจเมื่อทำงานกับผู้ฟังเฉื่อยเฉื่อย
• ประเภทข้อมูล เป็นกลางที่สุด - ภายในกรอบงาน คุณสามารถถ่ายทอดข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้นแก่ผู้ฟังได้ พยายามหลีกเลี่ยงความสับสนเกี่ยวกับข้อมูลประเภทอื่นกับผู้อื่น หากเป้าหมายคือการแจ้งคู่สนทนา คุณไม่จำเป็นต้องพยายามสอนเขา ทำให้เขาติดอยู่ในความกระตือรือร้นของคุณ หรือเข้าสู่ความขัดแย้ง ในกรณีนี้ จำเป็นต้องนำเสนอให้เข้าใจได้ - สำหรับสิ่งนี้ พยายามปรับให้เข้ากับคู่สนทนาและอธิบายทุกอย่างโดยใช้ตัวอย่างที่เขาเข้าใจ

ประเด็นสำคัญส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางวิชาชีพนั้นตัดสินใจในกระบวนการของการสื่อสารส่วนบุคคล สำหรับคนที่เข้ากับคนง่ายและเปิดกว้างซึ่งรู้วิธีนำเสนอข้อมูลอย่างถูกต้อง (ผ่านท่าทาง การแสดงออกทางสีหน้า และน้ำเสียง) นี่เป็นข้อดีมากกว่าลบ ในการสื่อสารทางธุรกิจส่วนบุคคล เนื้อหาของการสนทนาไม่มีบทบาทสำคัญ สิ่งสำคัญคือการสร้างการติดต่อและระบุตำแหน่งของคุณอย่างถูกต้อง

การสื่อสารส่วนบุคคลอาจประกอบด้วยบทพูดคนเดียวที่ค่อนข้างยาว หรือในทางกลับกัน อาจใช้วลีสั้นๆ ไม่มากก็น้อย ไม่ว่าในกรณีใด ไม่เพียงแต่ต้องนำเสนอข้อมูลเท่านั้น ราวกับว่าคุณกำลังเขียนเรื่องย่อ แต่ต้องถ่ายทอดไปยังคู่สนทนาที่เจาะจงโดยปรับให้เข้ากับเขา ก่อนการเจรจา ให้เขียนประเด็นสำคัญที่คุณต้องการพูดคุย แต่ไม่เคยจำคำพูด - จำเป็นต้องเปลี่ยนธรรมชาติของการบรรยาย ลำดับ ตัวอย่าง (ขึ้นอยู่กับปฏิกิริยาของผู้ฟัง)

ในทำนองเดียวกัน คุณต้องใช้น้ำเสียงและท่าทาง หากคุณสูญเสียความสนใจของอีกฝ่าย ให้พูดด้วยอารมณ์มากขึ้น หากคุณรู้สึกว่าต้องเผชิญหน้ากับคู่ของคุณโดยไม่ต้องการ ให้ลองเลียนแบบท่าทางและท่าทางของบุคคลนั้นเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะไม่ถูกจำกัดมากเกินไป มิฉะนั้น การนำเสนอข้อมูลจะน่าเบื่อ และคุณจะสร้างความประทับใจให้กับบุคคลที่ไม่ปลอดภัย

ในระหว่างการสนทนาส่วนตัว คุณมักจะต้องตัดสินใจเรื่องยากๆ อย่างเป็นธรรมชาติ หากกระบวนการเจรจาไม่พูดถึงหัวข้อที่คุณคาดหวัง สิ่งสำคัญคือต้องใจเย็น พยายามอย่าโต้ตอบกับปัญหามากเกินไป และตอบสนองอย่างใจเย็นเสมอ หากคุณไม่สามารถตัดสินใจได้ในทันทีว่าต้องตัดสินใจแบบไหน คุณสามารถใช้เวลาคิดและชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียในสภาพแวดล้อมที่ผ่อนคลายได้เสมอ

ขณะนี้ปัญหาหลายอย่างกำลังได้รับการแก้ไขทางโทรศัพท์ โดยปกติแล้ว สิ่งเหล่านี้เป็นการชี้แจงเล็กน้อยเกี่ยวกับข้อมูลหรือปัญหาขององค์กร ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการโทรศัพท์ เพื่อนร่วมงานมักจะระบุชื่อและหมายเลขที่แน่นอน ทำการนัดหมาย ให้หรือรับการมอบหมาย การสนทนาทางโทรศัพท์เป็นเวลานานมักเกิดขึ้นเฉพาะในกรณีที่ไม่มีทางพบปะกันแบบตัวต่อตัว... ในเวลาเดียวกัน มีการใช้แฮงเอาท์วิดีโอบ่อยขึ้นเรื่อยๆ เพื่อการสื่อสารที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น ซึ่งมีความเฉพาะเจาะจงของตนเอง

สำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จซึ่งส่งผลต่อช่วงเวลาทำงาน ต้องคำนึงถึงความแตกต่างดังต่อไปนี้:

• หากคุณกำลังโทรหาใครซักคน สิ่งสำคัญคือต้องถามว่าเขาสะดวกที่จะคุยตอนนี้หรือไม่ การโทรออกนอกเวลาทำการไม่ใช่เรื่องของมารยาทในองค์กรส่วนใหญ่ (เว้นแต่จะมีข้อตกลงแยกต่างหาก)
• โปรดทราบว่าอาจมีการรบกวนการสื่อสาร - หรือเสียงพื้นหลังอาจรบกวนการสนทนา เมื่อพูดทางโทรศัพท์ สิ่งสำคัญคือต้องพูดให้ชัดเจนที่สุดและไม่เร็วเกินไป
• สร้างคำพูดของคุณเพื่อให้มีความเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และรับรู้ได้ตรงตามที่คุณตั้งใจไว้ ในกระบวนการสื่อสารส่วนบุคคล การแสดงออกทางสีหน้าและท่าทางมีบทบาทสำคัญมาก ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจคำแนะนำ การเสียดสี และแรงจูงใจซ่อนเร้นของคู่สนทนาได้ดีขึ้น เมื่อคุณคุยโทรศัพท์ คุณขาดโอกาสนี้
• พยายามพูดคุยถึงปัญหาที่จำเป็นทางโทรศัพท์โดยเร็วที่สุด สำหรับการเจรจาที่ยากลำบากหรือการสนทนาที่คลุมเครือ การสนทนาทางโทรศัพท์นั้นไม่ค่อยเหมาะสม ดังนั้นจึงควรระบุเฉพาะสิ่งที่สำคัญที่สุดเท่านั้น รายละเอียดควรพูดคุยด้วยตนเองหรือใช้วิดีโอ

การสนทนาทางวิดีโอในวัฒนธรรมองค์กรสมัยใหม่เริ่มมีการใช้กันมากขึ้นเรื่อยๆ ประการแรก ช่วยรักษาการติดต่อกับคู่ค้าจากประเทศต่างๆ และเจรจาอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ประการที่สอง ผู้คนจำนวนมากทำงานจากที่บ้านจากระยะไกล และแฮงเอาท์วิดีโอช่วยให้แก้ไขปัญหาต่างๆ ได้ง่าย

หากคุณกำลังเผชิญกับการสนทนาทางธุรกิจดังกล่าว สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับสิ่งต่อไปนี้:

• รูปลักษณ์ของคุณจะทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมาก แม้ว่าคุณจะอยู่ที่บ้าน ให้พยายามแต่งตัวในแนวธุรกิจ
• หาสถานที่ในบ้านที่มีพื้นหลังเป็นกลางไม่มากก็น้อย ในพื้นหลังมีห้องครัว ทีวีทำงาน หรือเด็กเล่น ซึ่งอาจรบกวนการแก้ปัญหาทางธุรกิจ
• ตอนนี้หลายคนใช้หูฟัง แต่ก็ควรค่าแก่การจดจำ: พวกเขาช่วยให้คุณได้ยินคู่สนทนาได้ดีขึ้น แต่ไม่รับประกันว่าคู่สนทนาจะได้ยินคุณดีหากคุณพูดผ่านเสียงรบกวน หากคุณกำลังแก้ปัญหาบริษัทที่บ้าน ขอให้ครอบครัวของคุณเงียบหรือแค่นั่งในห้องแยก
• ที่หน้ากล้อง การควบคุมท่าทางและการแสดงออกทางสีหน้าของคุณเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ปัญหาด้านการสื่อสารเป็นเรื่องปกติ รูปภาพสามารถโหลดได้ช้า และสามารถเน้นการแสดงออกทางสีหน้าที่ไม่น่าพอใจได้
• หากคุณกำลังพูดถึงปัญหาร้ายแรงที่ต้องใช้บันทึกหรือเอกสารต่อหน้าต่อตา ให้เตรียมทั้งหมดนี้ไว้ล่วงหน้า (ก่อนที่จะโทร) และส่งต่อเอกสารที่จำเป็นไปยังคู่สนทนาของคุณ

ปัญหามากมายในองค์กรกำลังได้รับการแก้ไขโดยการติดต่อทางจดหมายข้อดีอย่างหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจดังกล่าวคือข้อมูลที่มีโครงสร้าง หากในกระบวนการของการสื่อสารสดคุณไม่สามารถให้ความสนใจกับบางประเด็นที่สำคัญสำหรับคู่สนทนา (หรือเพียงแค่ลืมข้อมูลที่จำเป็น) ในรูปแบบลายลักษณ์อักษรจะเป็นไปได้ที่จะคำนึงถึงความแตกต่างทั้งหมด

หากคุณสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและเพื่อนทางจดหมายเป็นจำนวนมาก สิ่งสำคัญคือต้องสามารถเขียนได้อย่างถูกต้อง โปรแกรมแก้ไขข้อความไม่ได้แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อย่างถูกต้องเสมอไป ดังนั้นคุณจึงไม่ควรพึ่งพาทั้งหมด - หากคุณไม่แน่ใจว่าจะสะกดคำอย่างไร ให้ตรวจสอบพจนานุกรมด้วยตัวเอง ควรใช้ความระมัดระวังเมื่อส่งข้อความจากโทรศัพท์และแท็บเล็ต - ด้วยการพิมพ์อัตโนมัติ ผู้อื่นสามารถแทนที่คำพูดของคุณได้ และข้อความของคุณก็ไร้ความหมาย

หลายคนคิดว่าการติดต่อทางธุรกิจเป็นอาชีพที่ง่ายกว่าการเจรจาจริง - แท้จริงแล้ว มีเวลาคิดเกี่ยวกับข้อความเสมอ และในกระบวนการของการเจรจาที่แท้จริง คุณต้องโต้ตอบอย่างเป็นธรรมชาติ อย่างไรก็ตาม ข้อเสียคือคุณไม่ได้รับปฏิกิริยาตอบสนองที่เกิดขึ้นเองจากคู่สนทนา และนี่เป็นแง่มุมทางจิตวิทยาที่สำคัญ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจ ดูด้านล่าง