รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารในรูปแบบธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญสำหรับตัวแทนของความเชี่ยวชาญพิเศษใดๆ เนื่องจากความสำเร็จในอาชีพการงานส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ รูปแบบธุรกิจบางครั้งแตกต่างอย่างมากจากการสื่อสารระหว่างบุคคลทั่วไป และยิ่งไปกว่านั้น ในองค์กรต่างๆ และในพื้นที่ที่แตกต่างกัน เราอาจพบกับลักษณะเฉพาะของการสื่อสารของตนเอง ซึ่งเป็นที่ยอมรับในแวดวงที่กำหนด อย่างไรก็ตาม กฎทั่วไปของมารยาททางธุรกิจจะเหมือนกันสำหรับทุกคน

ในที่ทำงาน การสื่อสารทั้งหมดมีขึ้นเพื่อแก้ปัญหาบางอย่าง - นี่คือสิ่งที่ทำให้การสนทนาทางธุรกิจแตกต่างจากที่อื่น ผู้ติดต่อในที่ทำงานมีมาตรฐานสูง ดังนั้นจึงมีที่ว่างเพียงเล็กน้อยสำหรับความคิดสร้างสรรค์ในการสื่อสารประเภทนี้ แต่ถึงอย่างไร, แม้จะอยู่ในกรอบที่เข้มงวด คุณก็สามารถและควรแสดงความเป็นตัวของตัวเอง - สิ่งนี้จะช่วยให้คุณพบการติดต่อกับผู้คนใหม่ๆ เอาชนะคู่ต่อสู้ และบรรลุเป้าหมายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงคุณลักษณะเฉพาะที่มีอยู่ในมารยาทในการพูดในองค์กร

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นแนวตั้งและแนวนอน ตัวเลือกแรกเกี่ยวข้องกับการสื่อสารระหว่างเจ้านายและผู้ใต้บังคับบัญชา - โดยปกตินี่จะเป็นตัวเลือกทางธุรกิจอย่างเป็นทางการที่ต้องปฏิบัติตามสายการบังคับบัญชา การเชื่อมต่อในแนวนอนเกี่ยวข้องกับการติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน: การสนทนาดังกล่าวสามารถสร้างสรรค์ได้มากกว่า พวกเขามักจะต้องปฏิบัติตามกฎน้อยลง

การสื่อสารทางธุรกิจอาจเกิดขึ้นภายในบริษัทหรือเกี่ยวข้องกับการสื่อสารกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คู่ค้า หรือนักลงทุน การสื่อสารดังกล่าวจะมีลักษณะเฉพาะของตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง, เมื่อสร้างการติดต่อภายนอกคุณควรระมัดระวังและปรับตัวให้เข้ากับคู่สนทนา... เมื่อบุคคลสามารถเข้าใจแรงจูงใจของคู่ค้าในกระบวนการสื่อสาร เขาสามารถแสดงความกล้าหาญมากขึ้น เช่น ใช้การจัดการอย่างชำนาญ หรือแนะนำองค์ประกอบของการสื่อสารระหว่างบุคคลในการสนทนา

ในการสนทนาทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของกิจกรรมทางวิชาชีพ หากบุคคลทำงานในธนาคารหรือสำนักงานกฎหมาย มาตรฐานที่ยอมรับสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาจะเข้มงวดและเป็นทางการมากที่สุด ถ้าเขาทำงานด้านศิลปะหรือในวงการบันเทิง ความยืดหยุ่นของสไตล์ก็เป็นสิ่งสำคัญ - ควรมีลักษณะเหมือนธุรกิจแต่ไม่ทางการจนเกินไป อาจจำเป็นต้องใช้คำสแลงและศัพท์แสงอย่างมืออาชีพ

เป็นไปไม่ได้ที่จะอธิบายกระบวนการสื่อสารอย่างชัดเจนและจัดประเภทสถานการณ์การสื่อสารทั้งหมด ให้คำอธิบายที่ชัดเจน ในการสื่อสารทางธุรกิจ แม้ว่าจะมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ผู้เข้าร่วมแต่ละคนในบทสนทนาก็นำสิ่งที่เป็นของตัวเองมา รายละเอียดปลีกย่อยของการสื่อสารดังกล่าวขึ้นอยู่กับบุคลิกภาพของผู้พูด อารมณ์ ประสบการณ์ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของเขา สถานการณ์ในที่ทำงานก็อาจซับซ้อนได้เช่นกัน และภายในกรอบของการเจรจาครั้งเดียว ปัญหาจำนวนหนึ่งได้รับการแก้ไขควบคู่กันไป อย่างไรก็ตาม การสื่อสารทางธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นสามรูปแบบคร่าวๆ:

• ดัดแปลง รูปแบบบ่งบอกว่าผู้พูดเป็นผู้กำหนดหัวข้อของบทสนทนาและตัดสินใจระหว่างการสนทนาเพียงฝ่ายเดียว อันที่จริง ผู้พูดใช้คู่ของเขาเพื่อบรรลุเป้าหมายบางอย่างในกระบวนการสนทนา กำหนดกรอบงานสำหรับการสนทนา และนำไปสู่คำตอบ การสื่อสารดังกล่าวเป็นเรื่องปกติ ประการแรก สำหรับกระบวนการฝึกอบรมขององค์กร นอกจากนี้ยังสามารถใช้รูปแบบการบงการเพื่อควบคุมได้ สุดท้ายนี้ ในกระบวนการเจรจา มันเป็นรูปแบบที่ช่วยให้โน้มน้าวคู่ต่อสู้ได้อย่างต่อเนื่อง

• พิธีกรรม รูปแบบการสื่อสารทำหน้าที่รักษาภาพพจน์บางอย่าง สไตล์นี้มักจะเป็นระเบียบมากที่สุด พิธีกรรมของพวกเขาสามารถอยู่ในกรอบของบริษัทเดียว สาขา และเหมือนกันสำหรับนักธุรกิจทุกคน สไตล์นี้รวมถึงการสื่อสารประจำวันของผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา การอภิปรายปัญหาขององค์กร การรักษาการติดต่อทางธุรกิจกับคู่ค้า
• มนุษยนิยม สไตล์แสดงถึงความสนใจร่วมกันของผู้เข้าร่วมในสถานการณ์การสื่อสารในสาเหตุเดียวกัน นี่แสดงถึงความช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ความช่วยเหลือและการสนับสนุนที่ผู้คนมอบให้กัน คุณสมบัติส่วนบุคคลของคู่ค้าไม่ได้ถูกประเมินจากมุมมองที่ดีหรือไม่ดี แต่ให้พิจารณาเพียงเท่านั้น ลักษณะนี้เกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหาการทำงานในปัจจุบันในสภาพแวดล้อมของเพื่อนร่วมงานที่เท่าเทียมกับความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน

การสื่อสารทางธุรกิจแต่ละรูปแบบสามารถมีจุดเน้นของตนเองได้ ทิศทางของการสื่อสารควรเข้าใจว่าเป็นทัศนคติของคนคนหนึ่งต่ออีกคนหนึ่ง ซึ่งขึ้นอยู่กับความต้องการของสถานการณ์เฉพาะ ระบบความเชื่อ และประสบการณ์ของผู้พูด และจะแสดงออกมาในการเลือกวิธีการสื่อสาร การมุ่งเน้นที่แตกต่างกันอาจมีความเหมาะสมหรือไม่เหมาะสมในสถานการณ์การสื่อสารที่แตกต่างกัน

ถ้าคนต้องการสร้างบทสนทนาที่สร้างสรรค์แล้ว มันสำคัญมากที่จะต้องสามารถสื่อสารไปในทิศทางต่าง ๆ - ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและพฤติกรรมของคู่สนทนา:

• ไดอะล็อกโฟกัส คือการให้ความสำคัญกับความเคารพซึ่งกันและกัน ความร่วมมือ และการเจรจาที่เท่าเทียมกัน เป็นลักษณะของรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่เห็นอกเห็นใจ: การเปิดกว้างเสรีภาพในการแสดงออกและความพยายามในการทำความเข้าใจซึ่งกันและกันสามารถกลายเป็นพื้นฐานสำหรับความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จและการพัฒนาบนพื้นฐานที่เท่าเทียมกัน
• เผด็จการโฟกัส แสดงออกอย่างชัดเจนในการครอบงำของหนึ่งในพันธมิตรในการสื่อสาร ตัวเลือกนี้อาจเหมาะสมกับรูปแบบการบิดเบือน

• โฟกัสแบบแมนนวล - นี่คือความปรารถนาที่จะได้รับผลประโยชน์ของคุณเองจากสถานการณ์การสื่อสาร ลักษณะส่วนใหญ่ของรูปแบบบงการ อย่างไรก็ตาม สถานการณ์ในรูปแบบนี้อาจแตกต่างออกไปมาก: การเรียนรู้หมายถึงการยักย้ายถ่ายเทโดยตรง และการเจรจาอย่างหนักหน่วงหมายถึงการแอบแฝง ทั้งสองสถานการณ์ต้องการทักษะการสื่อสารที่แตกต่างกัน
• การวางแนวอัลเทอโรเซนตริก - นี่คือการปฐมนิเทศต่อคู่สนทนาในกระบวนการสื่อสารความปรารถนาที่จะเข้าใจเขาและสนองความต้องการของเขา การมุ่งเน้นนี้ใช้ได้ดีในกระบวนการสื่อสารกับนักลงทุน คู่ค้า และลูกค้า ในขณะเดียวกันก็สามารถสังเกตได้ในความเห็นอกเห็นใจและบางครั้งก็เป็นแบบพิธีกรรม

• ทิศทางที่สอดคล้องกัน - นี่คือการปฐมนิเทศต่อการส่งในกระบวนการสื่อสาร การปฏิเสธที่จะตอบโต้ การสื่อสารเชิงโต้ตอบ มันจะเหมาะสมในบางสถานการณ์ภายในกรอบของรูปแบบพิธีกรรม และแนวทางนี้ก็เป็นเรื่องปกติสำหรับการสื่อสารในรูปแบบบงการ เมื่อคู่หูคนหนึ่งครอบงำในการสื่อสาร และอีกคนหนึ่งปรับตัว ตัวอย่างเช่น สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อสอน
• ทิศทางที่ไม่แยแส ส่วนใหญ่มักจะเป็นลักษณะของการสื่อสารพิธีกรรม ในกรณีนี้ สาระสำคัญของปัญหาที่เกิดขึ้นในการสื่อสารจะถูกละเลย บทสนทนาเป็นแบบตายตัวโดยสมบูรณ์ โฟกัสนี้อาจเหมาะสมภายในรูปแบบบงการ ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการเจรจา การสื่อสารที่ไม่แยแสเป็นรูปแบบพฤติกรรมหลักอย่างหนึ่ง

ขณะนี้ มีการฝึกอบรมมากมายเกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจ ซึ่งมีตัวอย่างบทสนทนาและการวิเคราะห์โดยละเอียด อย่างไรก็ตาม วิธีที่ดีที่สุดคือเรียนรู้โดยการทำการสื่อสารจริงในการสื่อสารทางธุรกิจประเภทต่างๆ ประเภทรวมถึงการเจรจา สัมภาษณ์ การประชุม การสนทนาทางธุรกิจ การสนทนาทางโทรศัพท์ ประเภทอารมณ์และความคิดสร้างสรรค์รวมถึงสถานการณ์การสื่อสารที่จุดเชื่อมต่อของธุรกิจและการสื่อสารระหว่างบุคคล

ในการเลือกรูปแบบและจุดเน้นของการสื่อสารทางธุรกิจอย่างถูกต้อง คุณต้องใส่ใจกับความแตกต่างที่สำคัญหลายประการ:

• ในวัฒนธรรมธุรกิจสมัยใหม่ ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะใช้รูปแบบการบิดเบือนในการสื่อสาร: มันมักจะไม่เหมาะสม ในปัจจุบัน แม้ว่าการฝึกอบรมบุคลากรและผู้เข้ารับการฝึกอบรมใหม่ มักใช้รูปแบบมนุษยนิยม - ควรรับฟังผู้เข้ารับการฝึกอบรม มีการสนทนาที่เท่าเทียมกัน ดำเนินการจากคุณสมบัติส่วนตัวของเขา และให้เสรีภาพในการแสดงออก ถ้าเป็นไปได้ ในกระบวนการเจรจา รูปแบบบงการอาจเหมาะสมแต่ไม่เสมอไป ความสำเร็จสามารถพิจารณาได้หากสามารถแก้ปัญหาโดยใช้รูปแบบความเห็นอกเห็นใจเพื่อให้ทุกฝ่ายพอใจกับผลลัพธ์
• การสื่อสารพิธีกรรมไม่ควรละเลย ใครๆ ก็พูดแบบนี้บ่อยกว่าที่คิด แม้แต่การสนทนาเป็นประจำกับเพื่อนร่วมงานก็หมายถึงรูปแบบพิธีกรรมโดยเฉพาะ ช่วยให้คุณรักษาความสัมพันธ์ที่ดีและบรรยากาศที่เป็นกันเองในทีมได้ แม้ว่าจะมีความขัดแย้งก็ตาม

• รูปแบบที่เห็นอกเห็นใจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการแก้ปัญหาบางอย่างภายในกรอบการทำงานเป็นทีมเดียว อย่างไรก็ตาม เมื่อสื่อสารในลักษณะนี้ การมีส่วนร่วมที่เท่าเทียมกันของผู้เข้าร่วมทั้งหมดในบทสนทนา กิจกรรม และความสนใจของพวกเขามีความสำคัญมาก หากใครบางคนเริ่มสื่อสารในทิศทางที่บิดเบือน เป็นรูปธรรม หรือไม่แยแส การรักษาสถานการณ์การสื่อสารให้อยู่ในกรอบของรูปแบบที่เห็นอกเห็นใจได้ยากขึ้น
• ไม่ใช่ทุกสถานการณ์ในการทำงานที่ได้มาตรฐานอย่างสมบูรณ์... บ่อยครั้ง เพื่อสร้างบทสนทนาที่มีประสิทธิผล เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะเปิดใจกับคู่สนทนา เนื่องจากเป็นองค์ประกอบของการสื่อสารส่วนบุคคลภายในธุรกิจที่มักจะช่วยสร้างการติดต่อ ชนะใจบุคคล และบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้

คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่มีอยู่ในวิดีโอต่อไปนี้