ประเภทของการสนทนาทางธุรกิจ

คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการสนทนาทางธุรกิจอย่างถูกต้อง ควรสั้นและให้ข้อมูล ในระหว่างการสนทนาทางธุรกิจ ประเด็นต่างๆ เช่น ความร่วมมือเพิ่มเติม การจ้างงาน และการทำธุรกรรมที่หลากหลายจะได้รับการพิจารณาเป็นส่วนใหญ่

ประการแรก การสนทนาทางธุรกิจคือการติดต่อด้วยวาจาระหว่างคู่ของผู้ตั้งใจที่จะสรุป กระชับ หรือยุติความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ประการที่สอง หมายถึง การสื่อสารด้วยวาจาระหว่างคู่สนทนาที่มีอำนาจในการแก้ไขปัญหาการทำงาน ปัญหาทางธุรกิจ ประการที่สาม ด้วยความช่วยเหลือของการสนทนา ผลลัพธ์จะสำเร็จได้รวดเร็วที่สุด

การสนทนาทางธุรกิจเป็นการสื่อสารด้วยคำพูดประเภทหนึ่ง ซึ่งแตกต่างจากวิธีการสื่อสารอื่นๆ เช่น การประชุม การติดต่อทางธุรกิจ การสนทนาทางโทรศัพท์ โดยมีข้อดีหลายประการ:

• การสนทนาทางธุรกิจช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่คู่สนทนาหรือกลุ่มคนที่เข้าร่วม ซึ่งหมายความว่าเป็นการส่วนตัว
• การสื่อสารโดยตรงเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบายสำหรับทั้งสองฝ่าย ส่งผลให้ค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น
• นอกจากนี้ บรรยากาศที่ผ่อนคลายยังสร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยมากขึ้นสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวที่แน่นแฟ้น ซึ่งในกระบวนการทำงานทำให้การสื่อสารระหว่างทั้งสองฝ่ายง่ายขึ้น
• โอกาสที่ดีสำหรับแนวทางที่ยืดหยุ่นมากขึ้นในเรื่องที่พิจารณา
• การลดเวลาที่ใช้ไป เนื่องจากคู่สนทนาตอบสนองต่อคำพูดนั้นทันที ซึ่งช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างรวดเร็ว
• เป็นการง่ายกว่ามากที่จะโน้มน้าวคู่สนทนาถึงความถูกต้องของคุณและความถูกต้องของตำแหน่งที่ต้องการ ซึ่งจะนำไปสู่การยอมรับข้อเสนอที่ได้เปรียบกว่าสำหรับคุณ
• ระดับความสามารถของผู้จัดการเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องเนื่องจากการพิจารณาความคิดเห็นและการประเมินจากอีกด้านหนึ่ง

งานที่ทำได้โดยการสนทนามีความหลากหลายมาก

การสนทนาทางธุรกิจประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการเจรจา ซึ่งรวมถึง:

• คนงานในพื้นที่หนึ่งสามารถอภิปรายปัญหาเร่งด่วนและหาทางแก้ไขได้ทันที
• อยู่ในห้องเดียวกัน พันธมิตรฯ ร่วมกันค้นหาแนวทางแก้ไข และนำแนวคิดต่างๆ มาพิจารณาเพื่อมุ่งสู่เป้าหมาย
• ความน่าจะเป็นสูงในการสรุปข้อตกลงที่สร้างผลกำไรให้กับธุรกิจ
• มีการประสานงานกิจกรรมทางธุรกิจในปัจจุบัน ซึ่งนำไปสู่การควบคุมคุณภาพของงานที่ทำ
• การติดต่อทางธุรกิจนั้นง่ายต่อการรักษาในระดับที่เหมาะสมระหว่างการสนทนา มากกว่าในระหว่างการโต้ตอบ
• มีการกระตุ้นพนักงานผ่านแนวคิดที่สร้างแรงบันดาลใจสำหรับการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในธุรกิจ

การสัมภาษณ์ทางธุรกิจสามารถทำได้ในสามสถานการณ์ที่แตกต่างกัน: การจ้างพนักงานใหม่ การไล่ออก หรือการพูดคุยให้ความรู้เกี่ยวกับการละเมิดวินัย

การสัมภาษณ์งานจะจัดขึ้นในรูปแบบ Q&A ซึ่งคล้ายกับการสัมภาษณ์มากกว่า สิ่งสำคัญคือการได้รับข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับพนักงานใหม่เพื่อระบุคุณสมบัติทางวิชาชีพของเขา

งานหลักของการสัมภาษณ์เมื่อสมัครงาน:

• หาเหตุผลว่าทำไมคนหางาน;
• กำหนดความสามารถของเขาในพื้นที่ทำงานที่จำเป็น
• เพื่อระบุจุดอ่อนและจุดแข็งของเขาลักษณะตัวละครหลักอาจเป็นลักษณะเฉพาะของอารมณ์
• ค้นหาความสำเร็จที่พนักงานได้รับในอดีต
• ถามเงินเดือนที่เขาคาดหวัง
• กำหนดคำสั่งที่เขาคาดหวังจากเจ้าหน้าที่
• กำหนดประเภทของเจ้านายที่ดีและมีประสิทธิภาพสำหรับเขา

การสนทนาเกี่ยวกับการไล่ออกจากงานของพนักงานแบ่งออกเป็นสองประเภท: การเลิกจ้างตามข้อตกลงและการบังคับ (เนื่องจากการลดลงพนักงาน ฯลฯ )

เมื่อทำการสนทนาประเภทแรกมีความจำเป็น:

1. ระบุเหตุผลที่แท้จริงในการเลิกจ้างพนักงาน
2. พิจารณาว่าเขามีแรงจูงใจอย่างไร อะไรทำให้เกิดการตัดสินใจดังกล่าว (บางที ความไม่พอใจกับกระบวนการผลิต หรือการไม่ใส่ใจในส่วนของผู้จัดการ ความขุ่นเคืองต่อเพื่อนร่วมงาน)
3. ค้นหาสิ่งที่ไม่เหมาะกับเขาในที่ทำงานและในทางกลับกัน ขั้นตอนที่สามเป็นข้อมูลมากที่สุด

ความจำเป็นสำหรับการสนทนาดังกล่าวอยู่ในงานหลักของหัวหน้า - ดูแลแก้ไขข้อผิดพลาดในกิจกรรมการจัดการและติดตามสิ่งนี้ในทุกระดับของการผลิต

การสนทนากับพนักงานที่ต้องถูกไล่ออกเรียกว่า "การสนทนาอำลา" ในวรรณคดีต่างประเทศพิเศษ มันดำเนินการแตกต่างกัน:

1. การสนทนาไม่เคยมีกำหนดการก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุด เพราะสิ่งนี้สามารถทำลายอารมณ์และส่งผลกระทบต่อตัวพนักงานเองไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงครอบครัวและคนที่เขารักด้วย
2. การสนทนาไม่ได้ดำเนินการในที่ทำงานของพนักงาน เช่นเดียวกับในห้องที่มีคนทำงานจำนวนมาก ซึ่งทำให้เกิดภาระทางอารมณ์อย่างมากกับผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งอาจส่งผลบางอย่างตามมา
3. การสนทนาดำเนินไปเป็นเวลา 20 นาที เนื่องจากพนักงานที่ได้ยินข่าวร้ายนั้นไม่ได้ปรับอารมณ์ในการฟังสิ่งที่เขาบอกและไตร่ตรองข้อเท็จจริงต่างๆ ที่ผู้จัดการพยายามจะสื่อจึงเข้าสู่สถานการณ์
4. ผู้บังคับบัญชาต้องถูกต้องในการนำเสนอและถูกต้อง มิฉะนั้น พนักงานอาจถูกครอบงำด้วยความสงสัยเกี่ยวกับความเป็นธรรมของคำที่แสดงออกมา ซึ่งจะนำไปสู่ข้อพิพาทและอุทธรณ์ต่อการตัดสินใจ โดยเฉพาะคนที่มีอารมณ์อ่อนไหวสามารถหลั่งน้ำตาได้ในทันที

ในต่างประเทศมี "โปรแกรมการฟื้นฟูสมรรถภาพ" พิเศษสำหรับผู้ที่เลิกจ้าง ในทางปฏิบัติ ผู้บังคับบัญชากำลังมองหาตำแหน่งงานว่างในองค์กรอื่นเพื่อให้พนักงานที่หมดหวังในความแข็งแกร่งของตนเองไม่ยอมแพ้ เชื่อกันว่าโปรแกรมนี้มีประโยชน์ในการรักษาระดับอำนาจหน้าที่ของผู้ถูกไล่ออกในสายตาของเพื่อนร่วมงานและครัวเรือน

ในทางกลับกัน การสนทนาทางวินัยจะเกิดขึ้นในกรณีที่มีการละเมิดกฎเกณฑ์ใดๆ พวกเขาต้องการการประเมินที่สำคัญของงานของพนักงานจากด้านข้างของเจ้านาย ดังนั้น การสนทนาดังกล่าวจึงต้องการ:

1. ผู้จัดการมีหน้าที่ต้องได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานและตำแหน่งของเขา เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ผิดพลาด ลักษณะของพนักงานควรมีความถูกต้องและครอบคลุมมากที่สุด
2. ควรให้ข้อมูลในทางกลับกัน เพราะการสนทนาที่มีโครงสร้างดีจะทำให้เข้าใจปัญหาในส่วนของผู้ใต้บังคับบัญชาได้ดีขึ้น
3. มีกฎข้อเดียว: คุณไม่สามารถวิพากษ์วิจารณ์บุคลิกภาพของผู้กระทำความผิดได้ ความสนใจจะจ่ายเฉพาะงานที่เสร็จสมบูรณ์อย่างไม่ถูกต้องเท่านั้น คำจำกัดความนี้ควรใช้เสมอ

เครื่องมือสำคัญคือความสามารถในการถามคำถาม การปฏิบัติตามกฎพื้นฐานสำหรับการสื่อสารด้วยเสียงพูดอย่างมีประสิทธิภาพนั้นคุ้มค่าเสมอ:

• จำเป็นต้องติดต่อกับคู่สนทนาที่คุณได้รับอย่างถูกต้องและชัดเจนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีและเพื่อลดเวลาในการสื่อสารที่ไม่จำเป็น
• จำเป็นต้องคำนึงถึงประเภทของงานที่เขาทำ กำหนดอำนาจอย่างเป็นทางการ ถามคำถามเกี่ยวกับขอบเขตของพื้นที่ทำงาน เพื่อที่จะรู้ว่าพนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรกันแน่
• ประสบการณ์ชีวิตและประสบการณ์การทำงานตลอดจนความสนใจนอกขอบเขตงาน ต้องคำนึงถึงกระบวนการคิดของเขาด้วยเสมอ แต่ละคนเป็นรายบุคคลซึ่งหมายความว่าทุกคนต้องการแนวทางของตนเอง วิธีการของวลีที่คิดโบราณใช้ไม่ได้ คุณต้องคิดเสมอ
• ผู้ปฏิบัติงานควรได้รับการปฏิบัติด้วยความเคารพ ไม่ใส่ใจกับข้อบกพร่องในการพูดที่เป็นไปได้หรือข้อบกพร่องภายนอก
• เป้าหมายหลักของการสนทนาทางธุรกิจคือ กระบวนการส่งข้อมูล ต้องมีการจัดระเบียบให้ชัดเจนตามแผน ไม่ต้องกลัวที่จะนำเสนอความคิดของคุณ หักล้างข้อโต้แย้งของคู่สนทนา เลือกการโต้แย้งที่ถูกต้อง กำหนดข้อความของคุณให้ถูกต้อง และ ไม่เทน้ำ จำไว้ว่าการตัดสินใจมักเกิดขึ้นจากการพูดคุย

• หากคุณพยายามทำความเข้าใจธรรมชาติของปัญหาที่เกิดขึ้นให้ดีขึ้น คุณสามารถหลีกเลี่ยงการสนทนาที่ยาวและไม่จำเป็น "รอบๆ และรอบๆ" ได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณโน้มน้าวบุคคลหรือกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องกับการสนทนาทางธุรกิจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
• การนำเสนอและการกำหนดปัญหาที่ถูกต้องจะนำคุณไปสู่การประเมินที่สามารถกระตุ้นให้คู่สนทนาแสดงทัศนคติต่อปัญหา หรือกระตุ้นให้เขาค้นหาวิธีแก้ไข ปลดปล่อยเขา และบังคับให้เขาเสนอแนวคิด การจำแนกประเภทต้องมีความชัดเจน
• การจัดบทสนทนาที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณเข้าใจคู่ต่อสู้ของคุณได้ดีขึ้น ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักหรือสถานการณ์ที่อาจโกรธ ระคายเคือง ระคายเคือง จะช่วยรักษาบรรยากาศการสนทนาที่ดีที่สุดและทิ้งความประทับใจไว้หลังจากนั้น

เป็นที่ชัดเจนว่ากฎสำหรับการเตรียมตัวสำหรับการสนทนาอาจแตกต่างกันไป และไม่มีใครสามารถเรียกได้ว่าไม่มีข้อผิดพลาด ทุกอย่างขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่กำลังพัฒนา อย่างไรก็ตาม การชี้ให้เห็นตัวเลือกการเตรียมการต่อไปนี้จะเป็นประโยชน์:

• เริ่มต้นด้วยการจัดทำแผนการสัมภาษณ์
• จากนั้นรวบรวมและประมวลผลวัสดุที่ได้รับเพื่อเพิ่มความสามารถในคำถามนำ
• คุณมีสิทธิ์แก้ไขข้อมูลที่มีอยู่เสมอสำหรับการสนทนาทางธุรกิจนี้ถูกประดิษฐ์ขึ้น

การเลือกสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการสัมภาษณ์สามารถส่งผลต่อผลลัพธ์ของการสัมภาษณ์ได้อย่างแน่นอน มีหลายวิธีที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานการณ์ บุคคลที่ไม่ใช่พนักงานในบริษัทของคุณอาจได้รับเชิญให้ไปสัมภาษณ์นอกอาคารสำนักงาน

อีกตัวอย่างหนึ่ง: การประชุมในสำนักงานของผู้สัมภาษณ์ ซึ่งปกติจะเรียกว่าห้องพิเศษ จะต้องมีทุกสิ่งที่คุณต้องการ สภาพแวดล้อมรอบตัวคุณและคู่สนทนาของคุณควรสบายที่สุดเท่าที่จะทำได้ ปัจจัยหลักคือความสงบ

ตัดการเชื่อมต่อโทรศัพท์ทั้งหมด เตือนเพื่อนร่วมงานของคุณ เลขานุการเกี่ยวกับการประชุมที่ตั้งใจไว้ เนื่องจากคนแปลกหน้า การโทรศัพท์โดยไม่จำเป็นนั้นน่ารำคาญ ซึ่งอาจรบกวนความสำเร็จของงานที่ตั้งไว้ เพียงแค่รบกวนกระบวนการ

มีกฎ "ค่าเริ่มต้น" หลายข้อที่ละเอียด แต่อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อผลลัพธ์ของการสนทนาทางธุรกิจ เทคนิคที่ใช้มักจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดี จำเป็นต้องใช้แบบจำลองพื้นฐานของพฤติกรรมของคู่ค้าในระหว่างการสนทนา หลักการธุรกิจเชิงโครงสร้างจะช่วยให้คุณก้าวขึ้นบันไดขององค์กร

ไม่จำเป็นต้องพบกับพนักงานในที่ทำงาน สถานที่นัดพบอาจเป็นร้านอาหาร ร้านกาแฟ คลับ และแม้แต่บ้าน เป้าหมายที่ต้องติดตามคือความสบายใจ เป็นความสบายที่ช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด แต่คุณไม่ควรนิ่งนอนใจเกินไป หากสถานการณ์ดูเหมือน "สนิทสนม" มากขึ้น การทำเช่นนี้อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ตรงกันข้าม

เวลาที่คุณตัดสินใจที่จะมีการสนทนาทางธุรกิจเป็นจุดสำคัญมาก พอคิดถึงประเด็นนี้แล้วก็ควรนัดกัน มันจะช่วยคุณและเล่นในมือของคุณ หากคุณต้องการเปลี่ยนความคิดริเริ่มไปอยู่ฝ่ายคุณ และสถานการณ์ก็จะควบคุมได้ง่ายขึ้น

หลังจากที่คุณได้ตัดสินใจเกี่ยวกับสถานที่และเวลาแล้ว คุณต้องตั้งเป้าหมายที่แน่นอนที่คุณจะไปถึงหรือต้องการที่จะบรรลุ จากนั้นจึงพัฒนากลยุทธ์ที่คุณจะทำตามสำหรับสิ่งนี้ แล้วกำหนดโครงสร้างของการสนทนา การพิจารณาตำแหน่งของผู้เข้าร่วมก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เทคโนโลยีหลักคือคุณต้องดูคู่สนทนาโดยตรงและในระดับเดียวกัน

ข้อเท็จจริงที่นำไปสู่ความสำเร็จของการสนทนาทางธุรกิจ ก่อนอื่นควรรวมถึงความเป็นมืออาชีพ ท้ายที่สุดมันเป็นความสามารถในสาขาที่เลือกและวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนของปัญหาที่จะช่วยให้คุณให้อภัยและรับมือกับงานได้อย่างรวดเร็วและบรรลุเป้าหมายที่จำเป็น

• การมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์อย่างต่อเนื่องจะเป็นข้อได้เปรียบของคุณ การไล่ตามเป้าหมายโดยตรงเท่านั้นที่นำไปสู่ความสำเร็จ จะไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงหากคุณยังคงนอนอยู่บนโซฟา
• จังหวะจำเป็นต้องร่างงานและเป้าหมายให้ชัดเจนเพื่อให้เป็นไปตามแผนอย่างชัดเจน
• ความอิ่มตัวของเหตุผลจะสร้างความประทับใจว่าคุณเป็นคนสนใจมากที่สุด และคุณจะได้ "พาย"
• แต่อย่าลืมเกี่ยวกับกรอบการถ่ายทอดข้อมูลถึงแม้อารมณ์ขันเล็กน้อยก็ยังเหมาะสม
• อย่ากลัวถ้าการสนทนาไม่ราบรื่นในทันที บ่อยครั้งสาเหตุของความล้มเหลวไม่เพียงอยู่ในตัวคุณเท่านั้น แต่ยังอยู่ในอารมณ์ของคู่สนทนาของคุณด้วย
• วิธีที่คุณนำเสนอข้อมูลมีความสำคัญมาก คุณต้องเลือกคำที่เหมาะสมเสมอ อาร์กิวเมนต์จะต้องแข็งแกร่ง อารมณ์ก็ดี มีความมั่นใจในน้ำเสียง

• ควรหลีกเลี่ยงข้อโต้แย้งและความตึงเครียดที่ไม่จำเป็นในการสนทนา ในการเริ่มต้น ประเมินสถานการณ์อย่างใจเย็น พยายามนำการสนทนาไปในทิศทางที่ถูกต้องด้วยความช่วยเหลือจากการตอบคำถามให้กระจ่าง คุณไม่ควรแสดงความสงสัยในตนเองหรือไม่มีที่พึ่งในนามของเป้าหมาย - เพื่อโน้มน้าวใจหรือเกลี้ยกล่อมคู่สนทนา
• การตัดสินอย่างเด็ดขาดที่ไม่ถูกจำกัดจะทำลายสาระสำคัญของการสนทนาซึ่งไม่ควรลืม คนมักไม่เห็นด้วย เพราะ "กี่คน - ความคิดเห็นมากมาย" ค้นหาการประนีประนอม นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับคำถามและปัญหาที่ไม่ธรรมดามาโดยตลอด
• หากคุณต้องตอบข้อโต้แย้งที่ยกขึ้น ให้พยายามหาเวลาและให้คู่สนทนาตอบคำถามของตนเองอย่างอิสระและอาจหักล้างพวกเขา
• ด้วยเหตุนี้การปฏิเสธปัญหาโดยอ้อมจึงเหมาะสมโดยฟังการคัดค้านหลายประการเพื่อที่จะเข้าใจสิ่งสำคัญจำเป็นต้องพูดต่อไปด้วยน้ำเสียงที่สงบและถ้อยคำควรอ่อนลงหากคำตอบไม่รอ
• อคติส่วนบุคคลและการตัดสินจะไม่ช่วยคุณ

• ไม่ควรด่วนสรุป เพราะข้อเท็จจริงและความคิดเห็นมีความแตกต่างกัน
• ในกรณีที่คู่สนทนาพยายาม "ยั่วยุ" คุณด้วยความหยิ่งทะนงและพยายามโต้เถียง คุณควรรับตำแหน่ง "รอ" และรอจนกว่าตัวเขาเองจะถึงจุดจบ
• อย่าลืม: การตัดสินใจควรเป็นไปตามการสนทนา มิฉะนั้น คู่สนทนาอาจวิพากษ์วิจารณ์คุณ หรือเห็นด้วยกับทุกสิ่งที่จะไม่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดี

การสนทนาที่มีโครงสร้างเหมาะสมคือผู้ช่วยที่ซื่อสัตย์ของคุณ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องเตรียมตัวสำหรับการสนทนาล่วงหน้า กำหนดสถานที่และเวลาของการประชุม เตรียมรายการที่ถูกต้องในการติดต่อกับคู่สนทนา กำหนดคำชี้แจงปัญหาอย่างถูกต้อง เลือกการโต้แย้งที่ถูกต้องหรือการพิสูจน์ข้อโต้แย้งของคู่สนทนา วิเคราะห์ทางเลือกทางออกทางเลือก เลือกทางออกที่เหมาะสม แก้ไขข้อตกลง บอกลาให้ถูกต้อง

ในตอนท้ายของการสนทนา คุณควรวิเคราะห์กลยุทธ์การสื่อสารของคุณ รวมทั้งผลของการสนทนาด้วย

การว่าจ้างพนักงานต้องใช้ความพยายาม ความรู้ และประสบการณ์จากผู้จัดการจำนวนหนึ่ง สำหรับความซับซ้อนของการสนทนาทางธุรกิจในการสัมภาษณ์ ดูด้านล่าง