เลขาอาชีพ

ในสำนักงานของ บริษัท สมัยใหม่เกือบทุกแห่ง เลขานุการอยู่ในสถานที่พิเศษ นี่คือผู้เชี่ยวชาญที่ช่วยให้องค์กรมีระเบียบและดำเนินงาน อันที่จริง มันเป็นตัวกลางระหว่างผู้จัดการ พนักงาน คู่ค้า และลูกค้า ตามกฎแล้วการได้ตำแหน่งนี้ไม่ใช่เรื่องยาก - ไม่จำเป็นต้องมีการศึกษาระดับสูงและประสบการณ์การทำงานที่กว้างขวางเสมอไป และคุณสามารถสร้างอาชีพที่ดีและน่าสนใจได้ในอนาคตหากคุณปฏิบัติหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพและมีความรับผิดชอบ

อาชีพเลขานุการได้รับการกล่าวถึงตั้งแต่สมัยกรุงโรมโบราณ ตามที่นักประวัติศาสตร์คนงานดังกล่าวได้รับการว่าจ้างจากขุนนางและพลเมืองผู้สูงศักดิ์หรือคนรวยของประเทศ ผู้ชายจากชนชั้นล่างที่มีการศึกษาดีถูกจ้างมาเป็นเลขานุการ ในเวลานั้นหน้าที่ของคนงานดังกล่าวรวมถึงงานในสำนักงาน จดหมายโต้ตอบ การเงิน และแม้กระทั่งความลับของนายจ้าง

ในรัสเซียตำแหน่งเลขานุการปรากฏในปี 1720 ขอบคุณ Peter I. มีการกำหนดข้อกำหนดที่เข้มงวดในวิชาชีพ - การศึกษา ความรู้ที่ดีเกี่ยวกับกฎหมาย ความเข้าใจในรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมดและข้อมูลเฉพาะ ตำแหน่งเลขานุการส่วนตัวเป็นที่ต้องการมาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2383 - ผู้จัดการหลายคนในองค์กรต่างๆ มักต้องการผู้ช่วยส่วนตัว

อาชีพที่ทันสมัยของเลขานุการมักจะเป็นงานต้อนรับและงานองค์กรในสำนักงาน ไม่เพียงแต่ช่วยผู้จัดการเท่านั้น แต่ยังช่วยเพื่อนร่วมงานและผู้มาเยี่ยมอีกด้วยทุกวันนี้ เลขานุการถือเป็นหน้าตาของบริษัท และจากการปรากฏตัวของเขาหรือเธอ ผู้เยี่ยมชมจะตัดสินความแข็งแกร่งขององค์กรทั้งหมด ทุกวันนี้อาชีพนี้ถือว่าเป็นผู้หญิงมากกว่าเพราะลักษณะเฉพาะของอาชีพนี้ ในระหว่างการพัฒนาวิชาชีพได้มีการจัดตั้งสำนักเลขาธิการขึ้นหลายทิศทางขึ้นอยู่กับความเชี่ยวชาญ

• เลขานุการสำนักงาน (ผู้จัดการสำนักงาน). ความรับผิดชอบคือการกระจายโทรศัพท์ พบปะแขก ปฏิบัติตามคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร และดูแลการทำงานของสำนักงานให้มีเสถียรภาพ (สั่งเครื่องเขียน น้ำ ฯลฯ) เพื่อให้ได้ตำแหน่ง พนักงานไม่จำเป็นต้องได้รับการศึกษาพิเศษ ในอาชีพการงาน ตำแหน่งนี้มักจะเป็นตำแหน่งเริ่มต้น

• ผู้ช่วยเลขา. ตำแหน่งนี้คล้ายกับตำแหน่งผู้จัดการสำนักงาน แต่มีความรับผิดชอบและซับซ้อนมากกว่า ที่นี่หน้าที่รับผิดชอบคือการเตรียมโซลูชันการออกแบบ แก้ไขเอกสาร ร่างข้อความสำหรับกล่าวสุนทรพจน์ของหัวหน้างานในกิจกรรมต่าง ๆ รวมถึงการควบคุมงานของพนักงานขององค์กรบางส่วน การได้รับตำแหน่งดังกล่าวจำเป็นต้องมีการศึกษาพิเศษ (หลักสูตร ศูนย์ฝึกอบรม)

• ผู้ช่วยส่วนตัวของผู้จัดการ ตำแหน่งนี้ถือว่ามีเกียรติ ผู้ช่วยดังกล่าวจำเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์กับผู้บริหารและสร้างบรรยากาศแห่งความไว้วางใจ ในการปฏิบัติหน้าที่ คุณจะต้องมีความรู้เฉพาะด้านของวิชาชีพ พื้นฐานของการทำงานในสำนักงาน การต่อต้านความเครียด และความมั่นใจในตนเอง งานมักจะประกอบด้วยการแก้ปัญหาขององค์กรและการบริหาร

นอกจากอาชีพเหล่านี้แล้ว ยังมีความเชี่ยวชาญเฉพาะทางหลายอย่างที่มีความจำเพาะแคบ

• พนักงาน. พนักงานที่จัดระเบียบเอกสาร จัดทำใบแจ้งหนี้ ลงทะเบียนจดหมายขาเข้าและขาออก สร้างคลังข้อมูล
• เลขา-แปล. นอกจากความรับผิดชอบขั้นพื้นฐานแล้ว ยังจำเป็นต้องมีทักษะภาษาต่างประเทศในระดับสูงอีกด้วย พนักงานมีส่วนร่วมในการเจรจากับคู่ค้าต่างประเทศ
• เลขาธิการตุลาการ. พนักงานทำหน้าที่ในศาล ตรวจสอบการเข้าร่วมประชุมของผู้คน บันทึกรายงานการพิจารณาคดี จัดทำการพิจารณาคดี และดำเนินการตามคำสั่งต่างๆ ของผู้พิพากษา
• เลขาเทคนิค. ในการปฏิบัติหน้าที่ให้สำเร็จ คุณจำเป็นต้องรู้วิธีพิมพ์แบบ "ตาบอด" รับสายโทรศัพท์ และสามารถทำงานกับอุปกรณ์สำนักงานได้

คุณลักษณะเฉพาะเพิ่มเติมของอาชีพสมัยใหม่ ได้แก่ :

• จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ
• ความเร็วสูงในการพิมพ์วิธี "คนตาบอด" - โดยไม่ต้องดูแป้นพิมพ์และใช้ทั้ง 10 นิ้ว
• ความสามารถในการใช้อุปกรณ์สำนักงานที่หลากหลาย
• ความสามารถในการจัดระเบียบเอกสาร (จดหมายโต้ตอบ เอกสารสำคัญ)

ข้อดีของอาชีพนี้มีดังต่อไปนี้:

• ไม่มีการออกกำลังกาย
• มีโอกาสที่จะได้รับทักษะการสื่อสารที่สำคัญและสร้างความสัมพันธ์ที่เป็นประโยชน์
• ไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญพิเศษในการหางาน
• ทำงานในสภาพที่สะดวกสบาย
• ในบางกรณี คุณสามารถใช้อุปกรณ์สำนักงานเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวได้ (เครื่องถ่ายเอกสาร สแกน)
• บางครั้งก็เป็นไปได้ที่จะรวมการศึกษาและการทำงาน

เช่นเดียวกับอาชีพอื่น ๆ ตำแหน่งเลขานุการมีข้อเสีย:

• อยู่ในสายตาของฝ่ายบริหารอย่างต่อเนื่อง
• รูปลักษณ์ที่ไร้ที่ติทุกวัน (สำคัญอย่างยิ่งในบริษัทขนาดใหญ่);
• งานที่คล้ายกันและงานประจำ (มักเป็นเรื่องปกติสำหรับองค์กรขนาดเล็ก);
• งานมักจะเครียด
• การปฏิบัติตามคำสั่งส่วนตัวของหน่วยงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน
• ไม่ค่อยมีโอกาสที่จะตระหนักรู้ในตนเอง
• โหมดการทำงานอาจผิดปกติ

มุมมองการพัฒนาเลขานุการมักเป็นที่น่าสงสัย ผู้จัดการบางคนไม่รีบร้อนที่จะเสียพนักงานที่ดีและย้ายเขาไปยังตำแหน่งอื่นคนอื่นมีความเข้าใจและมักได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้ทำงานที่มีความรับผิดชอบ ขยัน และเป็นมืออาชีพ

เอกสารที่ออกแบบมาเพื่อควบคุมสิทธิและภาระผูกพันของพนักงานคือรายละเอียดของงาน ซึ่งมีความสำคัญเท่าเทียมกันสำหรับเลขานุการและสำหรับผู้บริหาร ประกอบด้วยสิทธิและภาระผูกพันของทั้งสองฝ่ายในข้อตกลงการจ้างงาน ซึ่งทำให้สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการประสานงานกระบวนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่มีรูปแบบการสอนแบบเดียว ดังนั้นคุณสามารถเขียนโดยใช้เทมเพลตสำเร็จรูป หรือพัฒนาเอกสารของคุณเอง เมื่อจัดทำเอกสาร สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงว่าในแต่ละเลขานุการบริษัทจะทำหน้าที่ต่างกัน แม้จะทำงานพื้นฐานเหมือนกันก็ตาม

รายละเอียดงานควรจัดทำขึ้นโดยคำนึงถึงมาตรฐานวิชาชีพและรวมถึงส่วนหลักดังต่อไปนี้

• บทบัญญัติทั่วไป
• ฟังก์ชั่น.
• ความรับผิดชอบต่อหน้าที่.
• สิทธิ
• มีความรับผิดชอบ

นอกเหนือจากความรับผิดชอบหลักแล้ว ยังอนุญาตให้แนะนำฟังก์ชันเพิ่มเติมในรายละเอียดงาน โดยคำนึงถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ดังนั้นคำแนะนำของเสมียน เลขาฯ เทคนิค เลขาฯ ทหารหรือวิทยาศาสตร์จะมีหน้าที่เลขานุการพื้นฐานที่คล้ายคลึงกัน แต่แตกต่างกันในหน้าที่เฉพาะซึ่งจะต้องระบุไว้ในเอกสาร

ตามความหมายคลาสสิก หน้าที่ต่อไปนี้สามารถนำมาประกอบกับหน้าที่หลักที่รวมเป็นหนึ่งเดียวของเลขานุการ:

• รับรองกิจกรรมการบริหารของหัวหน้า;
• ดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ รวมทั้งการโทรและอีเมล
• ยอมรับและแจกจ่ายจดหมายโต้ตอบ จัดเตรียมและส่งการตอบกลับไปยังจดหมายที่ได้รับ
• รวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการ จัดหางานในสำนักงาน
• รับเอกสารจากพนักงานเพื่อโอนให้ผู้บริหารลงนามและตรวจทานต่อไป
• จัดเตรียมการประชุม การประชุม และการประชุม เก็บบันทึกการประชุม
• ซื้อเครื่องเขียนและผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ที่จำเป็นเพื่อให้สำนักงานทำงานได้อย่างราบรื่น
• แก้ปัญหางานองค์กรเพื่อรับพนักงานและผู้เยี่ยมชม
• ปฏิบัติงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง

นอกจากนี้ หน้าที่อาจกลายเป็น:

• ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งและคำสั่ง;
• การสแกนและการทำสำเนาเอกสาร
• การยกเลิกหรือเลื่อนกำหนดเวลา
• จองตั๋วและห้องพักโรงแรม;
• จัดทำรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
• จัดเตรียมเครื่องดื่มและขนมสำหรับแขก

เลขาในที่ทำงานมักจะต้องสื่อสารกับผู้คนหลายๆ คน ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญที่ดีจึงต้องมีคุณสมบัติตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้

• ความเรียบร้อย;
• ความแม่นยำ;
• ความเมตตากรุณา;
• วัฒนธรรมการพูด
• เข้ากับคนง่าย;
• ขาดนิสัยที่ไม่ดี

เนื่องจากเลขานุการคือ "หน้าตา" ของบริษัท รูปลักษณ์ที่สวยงามของพนักงานจึงเป็นเกณฑ์สำคัญ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบในที่นี้ว่าเรากำลังพูดถึงความรู้สึกของสไตล์และการมีอยู่ของรสนิยม ไม่ได้เกี่ยวกับรูปลักษณ์ของนางแบบ ผู้หญิงมักเป็นเลขานุการเพราะถือว่ามีความยืดหยุ่น ทนต่อความเครียด และสามารถสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองในสำนักงานได้

ลักษณะเฉพาะของงานเลขานุการคือช่วยผู้จัดการในการทำธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ ด้วยเหตุนี้คุณสมบัติทางวิชาชีพดังกล่าวจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง:

• ความรับผิดชอบ;
• ตรงต่อเวลา;
• ความเอาใจใส่;
• ความขยัน;
• การเรียนรู้;
• องค์กร.

ในการได้งานเป็นเลขานุการ คุณมักจะไม่ต้องการการศึกษาระดับสูง หลักสูตรเฉพาะทางที่สำเร็จแล้วค่อนข้างเหมาะสม ความรู้ที่ได้รับในด้านจิตวิทยา การอ่านเร็ว และการจดชวเลขจะเป็นประโยชน์ ความรู้พื้นฐานของวิชาชีพเลขานุการสามารถหาได้จากวิทยาลัยเฉพาะทาง การฝึกอบรมดังกล่าวมีให้สำหรับผู้ที่สำเร็จการศึกษาจากชั้นประถมศึกษาปีที่ 9 หรือ 11 และจะใช้เวลา 1-3 ปี ขึ้นอยู่กับระดับมัธยมศึกษาที่มีอยู่

หากทางเลือกตกอยู่กับบริษัทที่มีชื่อเสียง การรับการศึกษาเฉพาะทางก็เป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่นภายใต้กระทรวงการต่างประเทศสหพันธรัฐรัสเซียมีศูนย์ฝึกอบรมที่ฝึกอบรมเลขานุการ ศูนย์นี้สอนนักเรียนเกี่ยวกับความรู้คอมพิวเตอร์ พื้นฐานของการทำงานในสำนักงาน จริยธรรมและจรรยาบรรณทางธุรกิจ และภาษาอังกฤษ เนื่องจากมหาวิทยาลัยในประเทศไม่มีการฝึกอบรมด้านเลขานุการ ผู้สมัครที่มีประกาศนียบัตรด้านภาษาศาสตร์ การสื่อสาร จิตวิทยา และสาขาอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันจะมีความได้เปรียบ บางบริษัทจัดให้มีการฝึกอบรมสำหรับผู้สมัครที่พร้อมจะรับสมัคร

คุณสามารถทำงานเป็นเลขานุการในองค์กรที่มีชื่อเสียง ในธุรกิจขนาดเล็ก และในหน่วยงานของรัฐ เช่น ที่โรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย ทุกวันนี้ผู้นำเกือบทุกคนต้องการเลขานุการหรือผู้ช่วย ตำแหน่งของเลขานุการปกคลุมไปด้วยตำนานต่าง ๆ - บางคนพูดถึงการเริ่มต้นอาชีพที่น่าสนใจในอาชีพนี้ ในขณะที่บางคนโต้แย้งว่าแทบไม่มีการเลื่อนตำแหน่ง

อันที่จริง ความก้าวหน้าในอาชีพขึ้นอยู่กับคุณสมบัติส่วนบุคคลเป็นส่วนใหญ่ ความริเริ่มและการทำงานหนักจะช่วยให้คุณก้าวไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นภายในบริษัท เช่น อันดับแรกในฐานะผู้ช่วยผู้จัดการ แล้วจึงกลายเป็นผู้จัดการ การพัฒนาเพิ่มเติมในบริษัทจะอยู่ในมือของผู้เชี่ยวชาญเอง

ในช่วงเริ่มต้นของอาชีพการงาน การนับเงินเดือนสูงเป็นเรื่องยาก นายจ้างมักจะเสนอให้คนงานที่ไม่มีประสบการณ์ได้รับเงินเดือน 15,000-20,000 รูเบิล ขึ้นอยู่กับภูมิภาคที่อยู่อาศัย ในเมืองใหญ่ ค่าจ้างมักจะสูงกว่า เงินเดือนเฉลี่ยของพนักงานที่มีประสบการณ์คือ 30,000-45,000 รูเบิล ทั่วรัสเซีย ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงกว่าเช่นผู้ช่วยส่วนตัวสำหรับผู้จัดการและผู้ช่วย รับ 60,000-80000 รูเบิล