จดหมายสมัครงาน: มันคืออะไรและจะเขียนอย่างไร?

ทุกวันนี้ การได้งานทำเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างยาวและลำบาก คุณจะต้องเตรียมเอกสารจำนวนมาก ผ่านการสัมภาษณ์ (และบางครั้งอาจหลายๆ อย่าง) การฝึกงาน การฝึกอบรม การทดสอบ และอื่นๆ เนื่องจากการคัดเลือกที่เข้มงวดดังกล่าว ผู้สมัครทุกคน (แม้จะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์สูงก็ตาม) ก็สามารถหางานได้

หนึ่งในนวัตกรรมในการจ้างงานคือจดหมายสมัครงาน การเขียนเอกสารดังกล่าวทำให้เกิดคำถามและข้อสงสัยจำนวนมากในหมู่ผู้สมัคร (ทั้งผู้เชี่ยวชาญรุ่นเยาว์และพนักงานที่มีประสบการณ์) จดหมายปะหน้าคืออะไรและจะเขียนอย่างไรให้ถูกต้อง? ส่วนใดที่ควรรวมอยู่ในโครงสร้างของเอกสารและควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใด คุณจะพบคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้และคำถามอื่นๆ ในเนื้อหาของเรา

บ่อยครั้งเมื่อสมัครงาน นายจ้างขอให้ผู้สมัครตำแหน่งนั้นไม่เพียงแต่ให้ประวัติการทำงานเท่านั้น แต่ยังต้องมีจดหมายปะหน้าด้วย คำขอดังกล่าวอาจทำให้ทั้งผู้เริ่มต้นใช้งานและผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ซึ่งเมื่อสมัคร บริษัท ไม่เคยเจอเอกสารประกอบดังกล่าวและไม่ทราบว่ามีลักษณะอย่างไร ในบทความของเรา เราจะพยายามชี้แจงประเด็นทั้งหมดที่คุณสนใจ

คุณควรเริ่มต้นด้วยการถามว่าจดหมายปะหน้าคืออะไร ที่แกนกลางของมัน เอกสารนี้ช่วยให้คุณเปิดเผยตัวเองในฐานะผู้สมัครรับตำแหน่งได้อย่างเต็มที่มากขึ้น, ย้ายออกจากโครงสร้างที่เข้มงวดของประวัติย่อ, บอกนายจ้างว่าทำไมผู้สมัครของคุณจึงเหมาะสมที่สุด, พูดคุยเกี่ยวกับข้อดีของคุณเมื่อเปรียบเทียบกับผู้สมัครคนอื่น ๆ อธิบายการศึกษาและประสบการณ์การทำงานของคุณโดยละเอียด

แม้ว่าจดหมายปะหน้าของคุณจะมีโครงสร้างที่ยืดหยุ่น แต่คุณก็ไม่ควรลืมว่า เป็นเอกสารราชการจึงต้องร่างขึ้นตามกฎทุกประการ นอกจากนี้คุณควรคำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่านายจ้างจำนวนมากพยายามตรวจสอบความเอาใจใส่ของผู้สมัครแม้ในประกาศจะระบุข้อกำหนดทั้งหมดที่เสนอต่อจดหมาย (เช่น อาจระบุโครงสร้างเฉพาะหรือแม้กระทั่ง รหัสคำที่ต้องใช้)

ที่สำคัญคือ นายจ้างหลายๆ คนเริ่มคุ้นเคยกับการสมัครของผู้สมัคร ไม่ใช่ศึกษาประวัติย่อ แต่ด้วยการวิเคราะห์จดหมายสมัครงาน... นั่นคือเหตุผลที่ไม่ควรละเลยการจัดเตรียมเอกสารและพิจารณาว่าประวัติย่อแบบมืออาชีพที่วาดออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพจะเพียงพอ - สถานการณ์อาจเกิดขึ้นเมื่อนายจ้างจะเพิ่มความประทับใจแรกของคุณในฐานะพนักงานในอนาคตของ บริษัทบนพื้นฐานของจดหมายปะหน้า

จดหมายปะหน้าที่มาพร้อมกับเรซูเม่จะต้องจัดทำขึ้นตามกฎทั้งหมดและคำนึงถึงข้อกำหนดทั้งหมดของนายจ้าง ลองดูโครงสร้างของเอกสารนี้และพิจารณาว่าปกติแล้วคุณต้องเขียนอะไรในแต่ละส่วน

เริ่มจดหมายปะหน้าด้วยคำทักทาย แม้จะมีกฎดังกล่าวอยู่ แต่ผู้สมัครหลายคนก็เพิกเฉย ท้ายที่สุด นี่อาจเป็นข้อเสียเปรียบอย่างมากสำหรับจดหมายสมัครงานของคุณ เมื่อเทียบกับเอกสารที่ผู้หางานรายอื่นส่งมา หากคุณไม่ทราบชื่อและนามสกุลของผู้ที่จะอ่านจดหมายของคุณ คุณสามารถเขียนคำว่า "สวัสดี", "สวัสดี" หรือ "สวัสดีตอนบ่าย" ที่เป็นกลางได้ อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้ทำเช่นนี้เฉพาะในกรณีที่ร้ายแรงที่สุดเท่านั้น

เป็นการดีที่สุดที่จะไม่เกียจคร้านและศึกษาบริษัทที่คุณต้องการหางาน และค้นหาว่าใครจะอ่านจดหมายของคุณ อาจเป็นหัวหน้าและพนักงานทั่วไปของแผนกบุคคล หัวหน้าองค์กร ฯลฯ หากจำเป็น คุณสามารถ เรียกองค์กรมาชี้แจงประเด็นนี้ (แต่ควรทำด้วยความละเอียดอ่อนและไหวพริบ)

หลังจากที่คุณได้ทราบรายละเอียดส่วนบุคคลของบุคคลที่จะอ่านจดหมายปะหน้าของคุณแล้ว คุณสามารถกำหนดคำกล่าวต้อนรับของคุณ เป็นส่วนตัวมากขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า "สวัสดีที่รัก Ivan Ivanovich"

เนื้อหาหลักของจดหมายปะหน้าเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของเอกสารนี้ ด้วยความช่วยเหลือ นายจ้างสามารถค้นหาข้อมูลที่เขาสนใจเกี่ยวกับตัวคุณ และในทางกลับกัน คุณก็สามารถอธิบายตัวเองจากด้านที่ดีที่สุดได้

ในโลกธุรกิจไม่มีโครงสร้างที่เข้มงวดสำหรับการสร้างบล็อกนี้ อย่างไรก็ตาม ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง แต่ในส่วนนี้ คุณต้องตอบคำถามพื้นฐานสองสามข้อ

• สิ่งแรกที่คุณต้องทราบคือที่ที่คุณพบเกี่ยวกับงานเฉพาะ ในเรื่องนี้ คุณต้องมีความตรงไปตรงมาและซื่อสัตย์อย่างยิ่ง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณอ่านบนกระดานประกาศของเมืองหรือบนเว็บไซต์ของศูนย์จัดหางานในท้องถิ่น อย่าลังเลที่จะบอกความจริงแม้ว่าเพื่อนหรือญาติที่ทำงานในองค์กรอยู่แล้วบอกคุณเกี่ยวกับตำแหน่งที่ว่างนายจ้างจะต้องชื่นชมความจริงใจนี้อย่างแน่นอน อย่างที่กล่าวไปแล้ว โปรดจำไว้ว่าจดหมายปะหน้าเป็นเอกสารทางธุรกิจ ดังนั้นจงใช้รูปแบบการเขียนที่เหมาะสม
• ถัดไป คุณต้องเขียนว่าต้องการสมัครตำแหน่งใด การระบุตำแหน่งงานอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ (ในกรณีนี้ ให้ระบุตำแหน่งงาน) ที่นี่คุณยังสามารถอธิบายหน้าที่ที่คุณพร้อมและสามารถดำเนินการได้ภายในกรอบความรับผิดชอบในงานของคุณ
• เมื่อเขียนจดหมายสมัครงาน ไม่ควรลืมส่วนแรงจูงใจ ในนั้น คุณควรเขียนเกี่ยวกับสิ่งที่ดึงดูดคุณให้มายังตำแหน่งงานว่างนี้และบริษัทนี้โดยเฉพาะ ในเรื่องนี้สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการเตรียมการอย่างละเอียด - เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท (คุณสามารถใช้เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ บริษัท รวมถึงแหล่งข้อมูลอื่น ๆ บนอินเทอร์เน็ต) เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องตระหนักถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะทางขององค์กร ประวัติความเป็นมาของการก่อตั้ง โครงสร้างภายในและการจัดการ ดังนั้น หากคุณเป็นแพทย์และต้องการทำงานในคลินิกที่มีชื่อเสียงและทันสมัย ​​คุณสามารถระบุได้ว่าคุณสนใจงานวิจัยที่ดำเนินการโดยองค์กร
• ในจดหมายปะหน้าของคุณ จำเป็นต้องอธิบายว่าทำไมผู้สมัครของคุณจึงเหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งนี้ ในเรื่องนี้ คุณสามารถอธิบายประสบการณ์การทำงานที่คล้ายคลึงกัน (เช่น คุณทำงานเป็นผู้ประกอบโรคศิลปะทั่วไปมา 10 ปีในคลินิกอื่น) สิ่งสำคัญคือต้องระบุทักษะและความสามารถทางวิชาชีพอันมีค่าที่จะช่วยคุณในการทำงาน (เช่น ความรู้เกี่ยวกับวิธีการวิจัยในห้องปฏิบัติการหรือความสามารถในการทำงานในโปรแกรมคอมพิวเตอร์เฉพาะทางที่ซับซ้อน) ในการทำเช่นนั้น โดยส่วนใหญ่ คุณควรเน้นที่ทักษะเหล่านั้นที่จะช่วยให้คุณโดดเด่นจากผู้สมัครจำนวนมาก
• ในตอนท้ายของบล็อก คุณสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมได้ (เช่น เขียนว่าเหตุใดคุณจึงตัดสินใจเป็นหมอหรือพูดคุยเกี่ยวกับหลักสูตรการศึกษาต่อเนื่องเพิ่มเติมที่คุณเรียนมา) คุณสามารถชี้แจงประเด็นที่เป็นข้อโต้แย้งในประวัติย่อของคุณได้ เช่น พูดถึงเหตุผลที่คุณออกจากงานก่อนหน้านี้

ส่วนสุดท้ายของจดหมายปะหน้าของคุณค่อนข้างสำคัญเพราะ มันสามารถตอกย้ำหรือทำลายความคิดเห็นของนายจ้างที่มีต่อคุณโดยสิ้นเชิง ในฐานะผู้ประกอบวิชาชีพ ซึ่งนายจ้างได้พัฒนาขึ้นหลังจากศึกษาส่วนหลักในเอกสารประกอบของคุณโดยละเอียดแล้ว

ในส่วนสุดท้าย สิ่งสำคัญคือต้องเอาใจใส่และสุภาพเพื่อแสดงความเคารพ ดังนั้นผู้หางานมักจะขอบคุณนายจ้างที่ให้ความสนใจ ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะกรอกเอกสารทางธุรกิจพร้อมข้อเสนอการประชุมแบบตัวต่อตัวที่จะสนับสนุนให้นายจ้างเชิญคุณไปสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว คุณสามารถเขียนว่าคุณพร้อมที่จะตอบคำถามด้วยตนเอง ดังนั้น คุณจะต้องทำให้นายจ้างเห็นชัดเจนว่าคุณสนใจตำแหน่งนี้มาก

การจากลาก็เหมือนกับการทักทาย ซึ่งสร้างขึ้นบนหลักการของการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ ถ้าเป็นไปได้ ระบุชื่อและนามสกุลของพนักงานที่อ่านจดหมายอีกครั้ง คุณยังสามารถขอให้เป็นวันที่ดี

กรอกจดหมายสมัครงานด้วยข้อมูลติดต่อของคุณ โดยที่ คุณไม่ควรกลัวความจริงที่ว่าข้อมูลดังกล่าวมีอยู่แล้วในประวัติย่อ... ประการแรก การระบุข้อมูลติดต่อส่วนบุคคลที่ส่วนท้ายของเอกสารทางธุรกิจใดๆ เป็นเพียงกฎของรูปแบบที่ดีและการสื่อสารที่มีจริยธรรมทางธุรกิจประการที่สอง จดหมายปะหน้าของคุณ (หากคุณทำตามคำแนะนำทั้งหมดของเรา) มักจะสร้างความประทับใจให้กับนายจ้าง เขาอาจต้องการติดต่อคุณทันที หรือเขาจะเขียนหมายเลขโทรศัพท์ของคุณในรายการแยกต่างหาก ซึ่งรวมถึงผู้สมัครทั้งหมด ซึ่งจะได้รับเชิญให้สัมภาษณ์เพิ่มเติม

ดังนั้น, การระบุข้อมูลการติดต่อ (หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันที) จะทำให้งานของฝ่ายบุคคลง่ายขึ้นอย่างมาก และประหยัดเวลาของพวกเขา ดังนั้น คุณจะได้พิสูจน์อีกครั้งว่าคุณคือพนักงานมืออาชีพและมีประสบการณ์ซึ่งจะกลายเป็นส่วนเสริมที่มีค่าในทีมของบริษัท

จำไว้ว่าในจดหมายสมัครงาน แทนที่จะเป็นประวัติย่อ บล็อกทั้งหมดควรไหลเข้าหากันอย่างราบรื่น คุณไม่ควรเขียนชื่อและแนวทางอย่างเป็นทางการในการจัดทำเอกสารเท่านั้น

เป็นไปได้ที่จะเขียนจดหมายสมัครงานเพื่อสมัครงานในตำแหน่งที่ว่างโดยไม่มีประสบการณ์ในการเขียนเอกสารดังกล่าว ในการทำเช่นนั้น สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามกฎมาตรฐานบางประการเพื่อสร้างความประทับใจที่ดีให้กับนายจ้าง

• ความกะทัดรัด จดหมายปะหน้าควรสั้นและกระชับ ขอแนะนำให้มีความยาวไม่เกิน 1 หน้า ประเด็นก็คือ ในกระบวนการค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น นายจ้างได้รับเอกสารจำนวนมากจากผู้สมัครจำนวนมาก ดังนั้น หากคุณเขียนจดหมายที่เรียบง่ายแต่น่าสนใจ ผู้สมัครของคุณจะได้รับการพิจารณาอย่างแน่นอน
• เนื้อหาเชิงความหมาย อย่าเขียนจดหมายปะหน้าแฟนซีหรือต้นฉบับ เอกสารดังกล่าวควรบรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะ - เพื่อช่วยนายจ้างประเมินระดับความเป็นมืออาชีพและความสามารถของคุณ
• สไตล์การเขียน. โปรดจำไว้ว่าจดหมายปะหน้าเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ ดังนั้นรูปแบบการเขียนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดคือธุรกิจที่เป็นทางการ ไม่จำเป็นต้องใช้เทคนิคทางศิลปะของภาษารัสเซีย (เช่น การเปรียบเทียบ อุปมา ฉายา ฯลฯ) และห้ามใช้คำและวลีที่ใช้พูด เมื่อเขียนเอกสาร ให้เรียกผู้อ่านว่า "คุณ"
• การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ เพื่อที่จะได้รับการว่าจ้าง คุณต้องส่งจดหมายปะหน้าที่เป็นส่วนตัวและกำหนดเองให้นายจ้างของคุณมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โปรดจำไว้ว่า สำหรับแต่ละบริษัท คุณจะต้องเขียนเอกสารแยกต่างหาก เนื่องจากในส่วนหลักของจดหมาย คุณต้องบอกว่าอะไรดึงดูดใจคุณให้มาสู่ตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งและบริษัทใดบริษัทหนึ่งโดยเฉพาะ และสำหรับสิ่งนี้ คุณต้องเตรียมการให้มาก งาน.
• ความเป็นเอกลักษณ์ อย่าใช้เทมเพลตจดหมายปะหน้าที่พบในอินเทอร์เน็ต คุณสามารถเน้นตัวอย่างที่เขียนได้ดีและประสบความสำเร็จ แต่ห้ามคัดลอกหรือเขียนใหม่ทั้งหมด
• ความถูกต้องทางไวยากรณ์ เมื่อส่งจดหมาย ให้อ่านซ้ำหลายๆ ครั้ง ขอให้ญาติหรือเพื่อนของคุณทำ ใช้บริการพิเศษ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง แต่คุณต้องแน่ใจอย่างยิ่งว่าจดหมายของคุณไม่มีการพิมพ์ผิด เครื่องหมายวรรคตอนทั้งหมดถูกวางไว้อย่างถูกต้อง และคำทั้งหมดเขียนอย่างถูกต้อง ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่น่ารำคาญจะทำลายความประทับใจของคุณ แม้ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงและมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดอื่นๆ ทั้งหมด
• การลงทะเบียน... ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณได้รับการออกแบบอย่างสวยงาม เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้แบบอักษรและการจัดตำแหน่งที่สอดคล้องกัน
• คำแนะนำ คุณสามารถแนบเอกสารอ้างอิงที่เป็นบวกจากนายจ้างจากงานก่อนหน้าพร้อมกับจดหมายปะหน้าของคุณ พวกเขาจะช่วยผู้นำคนใหม่ให้แน่ใจว่าคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญที่เชื่อถือได้

เมื่อเขียนจดหมายปะหน้า สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปหลายประการ

• ขาดความเฉพาะเจาะจง... ซึ่งหมายความว่าเมื่อเขียนจดหมายสมัครงาน คุณไม่ควรใช้วลีทั่วไปเช่น "ฉันเป็นมืออาชีพที่มีคุณสมบัติเหมาะสม" หรือ "ฉันมีประสบการณ์การทำงานมากมาย" แต่ละวลีควรได้รับการสนับสนุนโดยข้อมูลเฉพาะ
• การเล่าเรื่องสรุปอีกครั้ง จดหมายปะหน้าเป็นเอกสารแยกต่างหากที่เปิดโอกาสให้คุณเปิดเผยตัวเองอย่างเต็มที่ยิ่งขึ้นในฐานะมืออาชีพและในฐานะบุคคล เมื่อเขียน คุณไม่ควรคัดลอกข้อมูลที่คุณระบุไว้ในประวัติย่อของคุณเท่านั้น
• ข้อมูลส่วนบุคคล. ในจดหมาย คุณไม่ควรเล่ารายละเอียดชีวประวัติของคุณซ้ำ สิ่งสำคัญคือต้องระบุเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกรณี

โดยไม่คำนึงถึงอาชีพเฉพาะของคุณ คุณอาจถูกขอให้ส่งจดหมายสมัครงานเมื่อสมัครงาน ดังนั้นความรู้เกี่ยวกับกฎการเขียนจะเป็นประโยชน์กับทุกคน: ช่างแต่งหน้า, เสมียน, พนักงานต้อนรับบนเครื่องบิน, พนักงานธนาคาร, ผู้สอบบัญชี, ผู้ช่วยส่วนตัว ฯลฯ

มาดูตัวอย่างการเขียนจดหมายสมัครงานกัน คุณสามารถได้รับคำแนะนำจากพวกเขาเมื่อทำเอกสารส่วนตัว