การบริหารเวลา: ความหมาย เทคนิค และการเรียนรู้

ไม่จำเป็นต้องมีไทม์แมชชีนเลยเพื่อจัดการเวลาของคุณอย่างถูกต้อง แต่ก็คุ้มค่าที่จะเรียนรู้กฎสำหรับการกระจายแรงเป็นวินาที โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่คำว่า "เวลาคือเงิน" ไม่ใช่วลีที่ว่างเปล่า แต่เป็นคติประจำชีวิต หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น การเรียนรู้ทักษะการบริหารเวลาขั้นพื้นฐานเป็นอย่างน้อยเป็นสิ่งสำคัญ

การบริหารเวลาแปลจากภาษาอังกฤษว่า "การบริหารเวลา" นี่ไม่ได้หมายความว่าเมื่อเชี่ยวชาญศิลปะดังกล่าวแล้ว คุณจะสามารถก้าวไปสู่อดีตหรืออนาคตได้ หน้าที่หลักของการบริหารเวลาคือการทำให้ทุกนาทีในชีวิตของคุณมีประสิทธิภาพ และไม่ใช่แค่เรื่องงานเท่านั้น แต่ยังเป็นทั้งระบบที่รวมองค์ประกอบต่างๆ ของชีวิตเราเข้าด้วยกัน ในแง่ง่ายๆ การบริหารเวลาเป็นตัวกำหนดตารางเวลาของเราสำหรับวัน สัปดาห์ เดือน หรือแม้แต่ปี

อย่าคิดว่าคำจำกัดความและแนวคิดนี้ใช้เฉพาะในธุรกิจเท่านั้น แม่บ้านมักไม่มีเวลาทำงานบ้านให้เสร็จ และบ่อยครั้งสิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นเลยเพราะพวกเขาไม่มีกำลังเพียงพอ พวกเขาไม่ได้จัดสรรเวลาและความพยายามอย่างเหมาะสม

ประการแรก การบริหารเวลาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคนในที่ทำงาน และด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการเพิ่มผลผลิตของทั้งองค์กร ไม่ว่าจะเป็นโรงงานเครื่องมือเครื่องจักรไฮเทคหรือร้านเสริมสวย ในการเลือกประเภทการบริหารเวลาที่เหมาะสมที่จะใช้โดยบุคคลนี้หรือบุคคลนั้น ก่อนอื่นคุณต้องศึกษาไม่เฉพาะเป้าหมายและวัตถุประสงค์ส่วนตัวของเขาเท่านั้น แต่ยังต้องศึกษาคุณสมบัติส่วนบุคคล สี่เหลี่ยมจัตุรัสของเป้าหมาย และแม้แต่จังหวะชีวภาพด้วย

หากคุณคำนวณทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมดอย่างถูกต้อง แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญที่มีงานยุ่งและเป็นที่ต้องการมากที่สุดก็ยังมีเวลาเพียงพอสำหรับการทำงานและพักผ่อน

หลักการพื้นฐานของงานบริหารเวลาคือการกระจายภาระให้กับตัวเองและเวลาอย่างเหมาะสม จำเป็นต้องเน้นงานหลักและกำจัด "ผู้กินเวลา" ในบรรดาตัวดูดซับคือการสื่อสารบนอินเทอร์เน็ตหรือในสำนักงานที่ไม่มีความหมายกับคุณ การดูข่าวหรือโฆษณาที่ไม่จำเป็นซึ่งส่งถึงจดหมายของคุณหรือในรูปแบบของ SMS การพักบุหรี่จำนวนมากหรือช่วงพักดื่มชาเป็นต้น

ก่อนที่คุณจะจัดตารางเวลาได้ถูกต้อง คุณต้องจัดลำดับความสำคัญก่อน ผู้เขียนหนึ่งในวิธีการที่มีชื่อเสียงและมีประสิทธิภาพมากที่สุดคือดไวท์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา บรรทัดล่างมีดังนี้ แบ่งกิจกรรมที่วางแผนไว้ทั้งหมดออกเป็น 4 ส่วน:

• เร่งด่วนและสำคัญ
• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
• ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

ขั้นแรก ให้แยกข้าวสาลีออกจากแกลบแล้วเลือกสิ่งที่เราต้องการจริงๆ พรุ่งนี้คุณต้องไปที่ร้านกับเพื่อนจริงๆ เพื่อช่วยเธอเลือกของขวัญวันเกิดให้แม่หรือไม่? บางทีเธออาจจะจัดการกับภารกิจนี้อย่างใจเย็นได้ด้วยตัวเอง? คุณจะใช้เวลานี้กับสิ่งที่คุ้มค่ากับความพยายามของคุณจริงๆ NS จำไว้ว่าคุณใช้เวลากี่ชั่วโมงในการสนทนาที่ไม่มีความหมายกับเพื่อนคนเดียวกันทางโทรศัพท์ และตอนนี้ลองนึกดูว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างในช่วงเวลานี้

คุณใช้เวลาดูรูปถ่ายของคนที่คุณรู้จักบนโซเชียลเน็ตเวิร์กกี่ชั่วโมงต่อวัน? แต่นี่ไม่ใช่แค่เวลาอันมีค่าของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงอารมณ์ที่สามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย เช่นเดียวกับการ "นั่งเล่น" การเล่นเกมเล่นไพ่คนเดียวและความบันเทิงที่ "น่าตื่นเต้น" อื่นๆ

เป็นไปไม่ได้ที่จะเข้าใจความใหญ่โตและเพื่อไม่ให้หดหู่กับความจริงที่ว่าคุณไม่ได้ทำอะไรเลยอย่ายกระดับในตอนแรก รวมไว้ในแผนให้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้จริงและปล่อยให้เวลาสำรองอยู่เสมอเพื่อให้เมื่อต้องเผชิญกับอุปสรรคที่ไม่คาดคิดหรือปัญหาเร่งด่วนที่จะมีเวลาในการรับมือกับทั้งสอง

ก่อนเริ่มงานใดงานหนึ่ง ให้ตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายที่คุณกำลังไล่ตาม ทำไมคุณต้องล้างเดสก์ท็อปเป็นครั้งที่ห้าในหนึ่งสัปดาห์ คุณเป็นผู้สนับสนุนความสะอาดที่สมบูรณ์แบบหรือไม่? เรื่องจริงหรือคุณแค่ต้องการเบี่ยงเบนความสนใจจากธุรกิจด้วยผ้าชุบน้ำหมาดๆ ทำไมคุณถึงไปเทชาเป็นครั้งที่สิบในหนึ่งวัน คุณอยากดื่มมันจริงๆ หรือเป็นเพราะคุณฟุ้งซ่านจากงานหลักของคุณ?

ความแตกต่างอีกอย่างหนึ่งที่ต้องนำมาพิจารณาเพื่อให้บรรลุเป้าหมายตรงเวลาคืออย่าประเมินค่าสูงไป ทำความเข้าใจว่าทำไมคุณถึงทำโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ คุณต้องการบรรลุอะไร - เงิน ชื่อเสียง เกียรติยศจากเพื่อนร่วมงาน หรือการเลื่อนตำแหน่ง เพียงแค่เข้าใจว่าอะไรคือเป้าหมายที่แท้จริง คุณก็จะสามารถกระตุ้นตัวเองและยุ่งกับงานได้อย่างเต็มที่โดยไม่ถูกรบกวนจากสิ่งภายนอก

ใช้ชัยชนะแต่ละครั้งเป็นเชื้อเพลิงสำหรับการเดินทางต่อไปของคุณ ให้ "เกรด" แก่ตัวเองหรือแขวน "เหรียญ" หากคุณปิดโปรเจ็กต์ตรงเวลาหรือทำก่อนเวลา อย่าทำโปรเจ็กต์ถัดไปทันที สนุกกับช่วงเวลาที่ "เสร็จสิ้น" จดจำความรู้สึกเหล่านี้ แล้วเดินหน้าต่อไป อย่าลืมให้รางวัลตัวเองสำหรับงานที่ทำได้ดี

อย่าคว้าทุกสิ่ง คุณไม่มีสิบมือ และคุณมีหัวเดียวเท่านั้น การแก้ปัญหาหลายๆ อย่างพร้อมๆ กัน คุณอาจเสี่ยงที่จะไม่ทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งให้เสร็จ อย่างน้อย คุณก็จะไม่สามารถทำได้ในเชิงคุณภาพ มันเหมือนกับการเรียนรู้บทกวีและการแก้ปัญหาทางฟิสิกส์ไปพร้อม ๆ กัน ที่คุณเห็นมันไม่สมจริง มันเหมือนกันที่ทำงาน

และที่นี่ ในครัวเรือนเพื่อประหยัดเวลาและความพยายาม บางสิ่งสามารถรวมกันได้ ในขณะที่มันฝรั่งกำลังเดือดหรือไข่สำหรับสลัดกำลังเย็นอยู่ก็ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะเช็ดฝุ่นจากขอบหน้าต่างหรือดูดพื้นในห้องครัวเป็นต้น

อย่าปล่อยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปตามวิถีของมัน วางแผนการทำงานในแต่ละวัน ตามหลักการแล้วควรทำในคืนก่อน เมื่อกำหนดเวลาในวันถัดไปอย่าลืมว่าเหตุสุดวิสัยอาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา คุณจะต้องพาแม่ไปโรงพยาบาลหรือไปรับลูกจากโรงเรียนก่อนเวลา ให้เวลาตัวเองสำหรับ "เหตุการณ์ฉุกเฉิน" เหล่านี้เสมอ ถ้าคุณไม่ต้องการมันสำหรับความต้องการเหล่านี้ ใช้จ่ายในกิจกรรมเพิ่มเติม

จุดสำคัญอีกประการหนึ่ง อย่าลืมหาเวลาพักผ่อนบ้าง การพักเป็นสิ่งสำคัญ ควรรวมการหยุดพักเพื่อออกกำลังกายง่ายๆ พักกลางวัน และแม้แต่โทรหาเด็กไว้ในตารางของคุณ

นอกจากนี้คุณต้องเขียนมัน โดยคำนึงถึง biorhythms ของตัวเอง... หากคุณเป็นคนตื่นเช้า ให้ตั้งค่างานที่ยากที่สุดในตอนเริ่มต้นของวัน และปล่อยให้ครึ่งหลังทำกิจกรรมที่ต้องใช้ความพยายามทางร่างกาย จิตใจ และศีลธรรมน้อยที่สุด หากคุณเป็น "นกเค้าแมว" และหัวของคุณเริ่มทำงานใกล้กับเวลาอาหารกลางวันเท่านั้น จากนั้นให้ทำงานที่ง่ายที่สุดในตอนเช้า ตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ เมื่อร่างกายของคุณเต็มไปด้วยพลังงานที่สำคัญ

คำว่า "การลงทุน" มักหมายถึงการลงทุนทางการเงิน คุณจะลงทุนในสิ่งที่ไม่เคยทำให้คุณมีรายได้หรือไม่? ไม่มีใครจะให้รูเบิลแก่โรงงานซึ่งถูกทำลายเมื่อวานนี้เพราะเป็นการลงทุนที่ตายแล้ว มันก็เหมือนกันกับเวลา หยุดวางในที่ที่มันบินออกไปเหมือนท่อ รายการทอล์คโชว์ที่มีหัวข้อน่าสนใจได้เริ่มขึ้นทางทีวีแล้ว ให้ปิดหน้าจอโดยด่วน ถามตัวเองว่าทำไมคุณถึงต้องการข้อมูลนี้? แค่? เหตุใดจึงเสียเวลาอันมีค่าของคุณกับสิ่งนี้?

เพื่อนโทรมาคุยเรื่องสามีงี่เง่าอีกแล้วเหรอ? จบการสนทนาอย่างรวดเร็ว และแนะนำให้เพื่อนของคุณติดต่อนักจิตวิทยาหรือลงทะเบียนในเว็บไซต์หาคู่

หากคุณทำตามกฎทั้งหมดข้างต้น แต่ยังไม่มีเวลาเพียงพอ ให้ลองใช้เทคนิคที่พัฒนาขึ้นหลายครั้งโดยทั้งผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาและคนที่ "สุ่ม" วิธีการหนึ่งที่แพร่หลายที่สุดทั่วโลกคือเทคนิค “มะเขือเทศ” มันถูกคิดค้นโดยนักเรียนชาวอิตาลีธรรมดาที่ไม่เคยมีเวลาเตรียมตัวสอบ

วันหนึ่งเขาตัดสินใจที่จะควบคุมตัวเองและเวลาของเขา ในการทำเช่นนี้ ฉันใช้เครื่องมือในครัวที่ใช้บ่อยที่สุด - ตัวจับเวลาในรูปของมะเขือเทศ (จึงเป็นชื่อเทคโนโลยีที่เรียบง่าย) เขาเริ่มจับเวลาเป็นเวลา 25 นาทีและในช่วงเวลานี้เขาทำงานเฉพาะในการศึกษาของเขา ลองนึกภาพความประหลาดใจของเขาเพราะเขามีเวลาเตรียมตัวเพียงพอในทันที ลองทำเช่นเดียวกัน

เริ่มตัวจับเวลา (นาฬิกาปลุก) ในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งในระหว่างนั้นให้ทำงานเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น ไม่มีการโทรศัพท์หรือการแจ้งเตือนจดหมายใหม่ทางอีเมลหรือสิ่งอื่นใดที่ไม่ควรทำให้คุณเสียสมาธิจากงานนี้ ในไม่ช้าคุณจะรู้สึกว่าคุณกำลังก้าวไปสู่เป้าหมายได้เร็วกว่าเมื่อก่อน

รู้สึกเหมือนเป็นผู้ทำชีสโดยใช้วิธีจัดการเวลายอดนิยมอีกอย่างหนึ่งที่เรียกว่า Swiss Cheese ใช้ในกรณีที่ไม่สามารถเริ่มดำเนินโครงการขนาดใหญ่ได้ไม่ว่าด้วยวิธีใด ในกรณีนี้ เสนอให้นำเสนอโครงการนี้ในรูปแบบของชีสสี่เหลี่ยมจัตุรัส และเริ่มทำชีสสวิสจากมันที่มีรูขนาดใหญ่หลายรู แต่ละหลุมเป็นงานเฉพาะที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้าย

หากคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากจุดสิ้นสุดที่ใด ให้ลอง "หลุม" แรกที่เจอแบบสุ่ม พยายามให้น้อยที่สุดแล้วทุกอย่างจะเป็นเหมือนเครื่องจักร เงื่อนไขเดียวคือไม่ออกจากสิ่งที่คุณเริ่มต้น ให้สิ่งที่ทำไปนั้นดูเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของสิ่งที่ตั้งครรภ์ แต่ให้ดำเนินการในขั้นใดๆ เพียงกำหนดอย่างแน่ชัดว่าคุณจะรับมือกับมันได้ "ในคราวเดียว" มิฉะนั้น แทนที่จะเป็นหลายรูในชีสของคุณ คุณจะได้รูขนาดใหญ่หนึ่งรู คล้ายกับขุมนรก ซึ่งทั้งเวลาและพลังงานจะลดลง

ปฏิบัติตามกฎกำหนดเวลาอย่างเคร่งครัด คำนี้มาหาเราจากอเมริกา แปลตามตัวอักษรแปลว่า "เส้นตาย" เป็นที่เชื่อกันว่าในขั้นต้นนี้เป็นชื่อของแถวในเรือนจำข้ามซึ่งนักโทษถูกฆ่าตายทันที ในสถานที่ที่ไม่ห่างไกลนักวิธีการดังกล่าวไม่ได้ถูกใช้มาเป็นเวลานาน แต่ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจนั้นแพร่หลายมาก ในโลกสมัยใหม่ เส้นตายเป็นเส้นแบ่งเวลาที่ไม่สามารถข้ามได้ไม่ว่าด้วยวิธีใด

เทคโนโลยีนี้เป็นที่นิยมอย่างมากในหมู่ผู้ที่ทำงานทางไกล ไม่มีใครที่จะ "พอดี" พวกเขา ดังนั้นคุณต้องกำหนดกรอบงานสำหรับตัวคุณเอง นอกจากนี้ยังมักใช้สำหรับผู้ที่อยู่ในอาชีพสร้างสรรค์ - นักข่าวหรือผู้สร้างโฆษณา อย่างไรก็ตาม กำหนดเส้นตายยังมีระยะกลาง - เส้นสีแดง (แปลว่า "เส้นสีแดง") นี่คือช่วงเวลาที่คุณต้องการส่งมอบงานหยาบ - เวลาที่เหลือจำเป็นสำหรับการแก้ไขข้อผิดพลาด การแก้ไข และการแก้ไขที่ลูกค้าสามารถทำได้

บางครั้งเราก็ไม่สามารถลงมือทำภารกิจได้เพียงเพราะว่ามันดูล้นหลามสำหรับเราเหมือนช้าง เพื่อให้ง่ายสำหรับตัวคุณเอง แบ่งปริมาณมากเป็นชิ้นเล็ก ๆ เริ่มเล็ก.

ตัวอย่างเช่น คุณต้องทำความสะอาดบ้านในชนบททั่วไปหรือปรับปรุงใหม่ ทั้งเสียงขู่. และถ้าคุณแบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ ? จัดโต๊ะโดยที่การซ่อมแซมจะอยู่ด้านบนสุด (การทำความสะอาดทั่วไป) จากนั้นจึงจัดองค์ประกอบย่อย: หน้าต่าง ประตู พื้น เฟอร์นิเจอร์ และอื่นๆ เห็นด้วย วิธีนี้ทำให้งานดูไม่ยากเกินไปอีกต่อไป ดังนั้นอย่าสร้างช้างจากแมลงวัน

วิธีการอันศักดิ์สิทธิ์ "Kairos" ชาวกรีกโบราณถือว่า Kairos เป็นเทพเจ้าแห่งช่วงเวลาแห่งความสุข ผู้เชี่ยวชาญในด้านการบริหารเวลาตัดสินใจว่าคนสมัยใหม่กำลังเดินทางไปกับเขา สาระสำคัญของวิธีการคือไม่ต้องเสียเวลาไปกับสิ่งที่สามารถนำมารวมกับสิ่งอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณต้องซื้อของขวัญให้แม่ในวันที่ 8 มีนาคม ตัดสินใจว่าคุณต้องการจะทำที่ไหนและดูว่าคุณมีธุรกิจอื่น ๆ ในบริเวณนี้ของเมืองเร็ว ๆ นี้หรือไม่

คุณอาจรวม 3 หรือ 4 เป้าหมายพร้อมกันในที่เดียวได้ (ไปที่ธนาคารเพื่อเติมเงินในบัญชีของคุณ ซื้อสิ่งใหม่ และอื่นๆ) เช่นเดียวกับการประชุมทางธุรกิจ ก่อนทำการเจรจา ให้กำหนดคำถามและข้อเสนอแนะทั้งหมดที่คุณได้รวบรวมไว้สำหรับคู่สนทนา เป็นไปได้ว่าการโทรศัพท์หรือการประชุมช่วงพักกลางวันก็เพียงพอที่จะแก้ปัญหาได้ และอย่าลืมดูว่าคุณมีสิ่งอื่นที่ต้องไปทำหรือไม่

คุณสามารถลองใช้เคล็ดลับทั้งหมดที่เราได้ให้ไว้ในบทความนี้ แต่ควรทำแบบฝึกหัดที่ง่ายที่สุดก่อน ตัวอย่างเช่น ทำให้เป็นกฎที่จะไม่จัดเรียงการเตือนเมื่อมีเสียงเตือน ภายใน 5 หรือ 10 นาที คุณจะไม่สามารถนอนหลับได้ แต่คุณอาจไปทำงานสาย หลังจากนั้นคุณจะรู้สึกว่าไม่มีเวลาไปตลอดทั้งวัน และแทบจะไม่สามารถทำทุกอย่างได้

โดยทั่วไปแล้วไม่มีเคล็ดลับพิเศษในการประหยัดเวลา นี่เป็นเพียงคำแนะนำเพิ่มเติมบางส่วน

• ใช้ทักษะของเพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกในครอบครัวของคุณ แบ่งปันงานของคุณกับพวกเขา - มอบอำนาจ นักวิจัยรุ่นเยาว์ยินดีที่จะช่วยเหลือคุณอย่างแน่นอน และสามี (ลูกชาย ลูกสาว) จะจัดการกับงานบ้านขั้นพื้นฐาน เช่น ทิ้งขยะหรือซื้อขนมปัง
• หากคุณตัดสินใจที่จะบริหารเวลาให้เป็นไลฟ์สไตล์ จะดีกว่าถ้าได้รับการฝึกอบรมในการสัมมนาพิเศษหรือเชิญผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้มาที่บริษัทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์

เป็นโบนัสสำหรับการอ่านบทความนี้ นี่เป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับชีวิตสำหรับคุณ อย่างน้อยเดือนละครั้ง และควรเป็นรายสัปดาห์ ให้จัด "วันสะอาด" ให้ตัวเอง ซึ่งคุณต้องใช้จ่ายโดยไม่ใช้โทรศัพท์ สื่อสารทางอีเมลหรือในโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที นี่เป็นงานที่ทำโดยมีเวลาพักสั้น ๆ สำหรับหยุดพัก ในระหว่างนั้นคุณต้อง "ทำความสะอาด" ทุกกรณี ถ้าจู่ๆ คุณไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับบางสิ่งบางอย่างภายในหนึ่งสัปดาห์ (เดือน)