อาชีพ เลขา-พิมพ์ดีด

เครื่องพิมพ์ดีดหายไปจากการใช้งานและไปที่พิพิธภัณฑ์ แต่ความต้องการคนที่รวบรวมเอกสารวางไว้ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องพบปะผู้เยี่ยมชมและรับสายไม่ได้หายไปไหน ในบทความเราจะบอกคุณเกี่ยวกับอาชีพของ "เลขานุการพิมพ์ดีด" ในโลกสมัยใหม่ - คุณสมบัติข้อกำหนดและความต้องการผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวในปัจจุบัน

เลขานุการพิมพ์ดีดเป็นหนึ่งในตำแหน่งเลขานุการจูเนียร์ แม้ว่าวันนี้ผู้เชี่ยวชาญคนนี้จะไม่ทำงานกับเครื่องพิมพ์ดีดอีกต่อไป แต่ในคอมพิวเตอร์ ชื่อนี้ไม่เพียงรักษาไว้ตามประเพณีเท่านั้น แต่ยังเพื่อเน้นย้ำลักษณะการปฏิบัติงานของงานอีกด้วย (ตรงกันข้ามกับตำแหน่งธุรการและเลขานุการในตำแหน่งที่สูงกว่า - ผู้ช่วยผู้จัดการ, ผู้ช่วยเลขานุการ, เสมียน, ผู้จัดการสำนักงาน)

ข้อมูลเกี่ยวกับอาชีพการปฏิบัติหน้าที่มีอยู่ในเอกสารสองฉบับ:

• "หนังสืออ้างอิงคุณสมบัติรวมของตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่นๆ" - ย่อว่า EKS (ก่อนหน้านี้เรียกว่า ETKS);
• มาตรฐานวิชาชีพ "ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการองค์กรและเอกสารขององค์กร"

ความสำคัญในการสมัครคือมาตรฐานวิชาชีพ มันถูกปรับให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของตลาดสมัยใหม่ มีคำอธิบายฟังก์ชันแรงงานที่สมบูรณ์และละเอียดยิ่งขึ้น

มาตรฐานวิชาชีพ จำแนกตำแหน่ง เลขานุการ-พิมพ์ดีด เป็น ระดับที่ 3 - นั่นคือหน้าที่ของเธอเกี่ยวข้องกับการควบคุมงานโดยผู้เชี่ยวชาญอาวุโส การตัดสินใจที่เป็นอิสระขั้นต่ำและหน้าที่การจัดการ

งานหลักของเลขานุการพิมพ์ดีดคือชุดของข้อความและเอกสาร ทำซ้ำ และจัดระบบข้อมูลตามแม่แบบ (สแกน, ถ่ายเอกสาร, พิมพ์เอกสาร, กรอกแบบฟอร์มมาตรฐาน, จัดเรียงจดหมายโต้ตอบ, ลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก)

เช่นเดียวกับอาชีพอื่น ๆ อาชีพของเลขานุการพิมพ์ดีดมีลักษณะเป็นของตัวเอง:

• งานมีลักษณะค่อนข้างเครียดในขณะที่พนักงานต้องสามารถพิมพ์งานซ้ำซากจำเจและสื่อสารกับผู้คนได้เป็นใบหน้าและเสียงของ บริษัท
• ไม่มีหน้าที่ที่เข้มงวด - เลขานุการปฏิบัติตามคำสั่งต่างๆของหัวหน้า
• ตำแหน่งนี้เป็นการเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับอาชีพและโอกาสในการได้รับประสบการณ์ที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดการในอนาคต
• งานถือเป็นผู้หญิง (สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นในชื่อ) แม้ว่าเลขานุการชายจะมีความต้องการไม่น้อย
• ทักษะหลักคือการสร้างความสัมพันธ์กับทีมอย่างถูกต้องและไม่ใช่ความเร็วในการพิมพ์

บนพื้นฐานของข้อกำหนดทั่วไปของมาตรฐานวิชาชีพ คำอธิบายงานภายในได้รับการพัฒนาในแต่ละองค์กร - เอกสารหลักที่ควบคุมสิทธิและภาระผูกพันของพนักงาน

ในเอกสารนี้กำหนดรายการหน้าที่ที่ดำเนินการโดยพนักงานในองค์กรเฉพาะ ในคำสั่งทั่วไป ฟังก์ชันการทำงานสามารถทำซ้ำข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องของมาตรฐานได้ (ก่อนหน้านี้ส่วน "ความรับผิดชอบ" มักจะคัดลอกมาจาก CEN ทั้งหมด) โดยปกติคำแนะนำจะมีจุดต่อไปนี้:

• พิมพ์วัสดุต่าง ๆ ตามทิศทางของศีรษะ
• จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของศีรษะ

หากจำเป็น สามารถระบุ ระบุรายการ และขอบเขตความรับผิดชอบได้ - ขยายหรือจำกัดให้แคบลงเมื่อเปรียบเทียบกับมาตรฐาน หากจำเป็นโดยข้อมูลเฉพาะขององค์กร ตัวอย่างเช่น สำหรับเลขานุการ-พิมพ์ดีดที่โรงเรียน คะแนนอาจระบุว่าเธอจัดออกใบรับรองยืนยันการทำงานหรือเรียนที่โรงเรียน เก็บทะเบียนของนักเรียน และในบริษัทการค้า สิ่งเหล่านี้อาจเป็นข้อกำหนดในการจัดเก็บบันทึกการเดินทางของผู้จัดส่งและการออกใบรับรองที่เกี่ยวข้อง

มาตรฐานวิชาชีพกำหนดข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับการแต่งตั้งเลขานุการพิมพ์ดีด - ด้วยเหตุนี้การศึกษาระดับมัธยมศึกษาที่สมบูรณ์ก็เพียงพอแล้ว

หลักสูตรเฉพาะทางจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ นอกจากนี้ CEN หรือมาตรฐานวิชาชีพไม่ จำกัด ข้อกำหนดสำหรับใบรับรองการสำเร็จหลักสูตรดังกล่าว ดังนั้นคุณสามารถเลือกโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับเลขานุการจากรายการข้อเสนอมากมายจากศูนย์ฝึกอบรมของรัฐและเอกชน

แม้ว่าพนักงานพิมพ์ดีดของเลขานุการไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานการศึกษาที่จริงจังและความรู้ทางวิชาการ แต่เธอก็ต้องการทักษะการปฏิบัติจำนวนมาก:

• ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์อย่างมั่นใจ ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมสำนักงาน ความสามารถในการทำงานกับอุปกรณ์สำนักงาน การรู้หนังสือ ความเร็วในการพิมพ์ที่รวดเร็ว
• ความสามารถในการทำงานกับเอกสารภายใต้กรอบความสามารถ - เพื่อทราบกฎสำหรับการจัดทำเอกสารมาตรฐานจดหมายบริการกฎสำหรับการเรียงลำดับและการลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบและเอกสารอื่น ๆ
• พัฒนาทักษะการสื่อสาร ความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์กับคู่ค้า ลูกค้า พนักงาน ความรู้ด้านจริยธรรมและมารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจ กฎสำหรับการทำงานกับข้อมูลที่เป็นความลับและเป็นกรรมสิทธิ์
• ความรู้เรื่องระเบียบว่าด้วยการทำงาน

ผู้เชี่ยวชาญต้องไม่เพียงแค่มีทักษะทางวิชาชีพเท่านั้น แต่ยังต้องมีคุณสมบัติส่วนตัวบางประการด้วย: เขาต้องมีความมั่นใจ สุภาพ มั่นคงทางอารมณ์ สามารถนำทางสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว แก้ไขข้อขัดแย้ง ทำงานทั้งในโหมดมัลติทาสกิ้งและในโหมดการทำงานประจำ มีองค์กรในตนเองสูง มีความกระตือรือร้น มีความรับผิดชอบ

ก่อนหน้านี้เลขานุการพิมพ์ดีดทำงานในสำนักเครื่องจักร วันนี้งานของผู้เชี่ยวชาญนี้เป็นที่ต้องการมากที่สุดในองค์กรต่อไปนี้:

• ในรัฐ โครงสร้างการบริหาร
• ในสถาบันการศึกษา (โรงเรียน, วิทยาลัย, มหาวิทยาลัย);
• ในสำนักงานกฎหมาย ทนายความส่วนตัว พรักาน;
• ในเอกสารสำคัญ

นอกจากนี้ยังสามารถเปิดตำแหน่งว่างในองค์กรอื่นได้ ในเวลาเดียวกัน ในบริษัทเอกชน ตำแหน่งนี้ไม่เพียงแต่เรียกได้ว่าเป็นเลขานุการ-พิมพ์ดีดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเลขาฯ-ธุรการ เลขาที่แผนกต้อนรับ เลขานุการด้วย