สรุป

เคล็ดลับในการเขียนเรซูเม่เลขา

เนื้อหา

ผู้เชี่ยวชาญทำอะไร?
โครงสร้าง
ไม่ต้องระบุอะไร?
จะเขียนจดหมายปะหน้าได้อย่างไร?
ตัวอย่าง

เลขานุการบริษัทรับหน้าที่จัดกิจกรรมของกลุ่มแรงงานและโดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวหน้าบริษัท นี่คือผู้ช่วยหัวหน้าบริษัท ดังนั้นจึงมีข้อกำหนดที่ค่อนข้างเข้มงวดสำหรับผู้สมัครสำหรับตำแหน่งที่ว่างนี้ ให้เราดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นการร่างเรซูเม่ที่ประสบความสำเร็จสำหรับตำแหน่งเลขานุการ

ผู้เชี่ยวชาญทำอะไร?

งานของเลขานุการทุกคนต้องใช้ทักษะในการเปลี่ยนจากกิจกรรมการทำงานประเภทหนึ่งไปอีกประเภทหนึ่งอย่างรวดเร็ว บุคคลนี้ทำงานหลายอย่าง แต่ทั้งหมดนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท ในการทำงานตลอดจนประหยัดเวลาในการทำงานและเวลาส่วนตัว ตามเนื้อผ้า หน้าที่งานของผู้เชี่ยวชาญนี้รวมถึงงานในสำนักงาน การทำงานกับโทรศัพท์ การแลกเปลี่ยนโทรศัพท์อัตโนมัติขนาดเล็กและอุปกรณ์สำนักงาน การแจกจ่ายการโทรซ้ำ ตลอดจนการจัดประชุม การเดินทางเพื่อธุรกิจ และงานอื่นๆ

พนักงานต้อนรับ รับผิดชอบในการรับลูกค้าและผู้มาเยี่ยมในขั้นต้น การสื่อสารทางโทรศัพท์ รับแฟกซ์ ตลอดจนสนับสนุนการบริการของการเจรจาของหัวหน้า
หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ดูแลระบบ รวมถึงองค์กรของการปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดของพนักงานขององค์กร การรักษาความสงบเรียบร้อยในพื้นที่สำนักงาน การบริการอุปกรณ์สำนักงาน การจัดหาเครื่องเขียนและของใช้ในครัวเรือนที่จำเป็นทั้งหมดให้กับสำนักงานของ บริษัท
งานของผู้ช่วยผู้จัดการส่วนตัวนั้นแตกต่างกันเล็กน้อย ผู้เชี่ยวชาญรายนี้รับทราบถึงกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นเสมอเป็นเรื่องบนไหล่ของเขาที่การจัดตารางการประชุมการทำงานของหัวหน้า การบรรลุผลสำเร็จของการมอบหมายส่วนตัวและงานอื่น ๆ อีกมากมายซึ่งมักจะตกลงกันในแต่ละกรณีจะตกอยู่บนบ่าของเขา
เสมียนศาล มักจะติดอยู่กับผู้พิพากษาคนเดียว - พนักงานคนนี้มีส่วนร่วมในการพิจารณาคดีและดำเนินการเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด เลขานุการตุลาการมีส่วนร่วมในการเก็บเอกสาร โอนเอกสารไปยังสำนักงาน บันทึกรายงานการประชุมของศาล รวมทั้งส่งหมายเรียก ข้อกำหนดสำหรับตำแหน่งนี้สูงมาก: พนักงานต้องมีการศึกษาด้านกฎหมายที่สูงขึ้นและประสบการณ์ทางวิชาชีพอย่างน้อย 2 ปี
เลขาธิการสื่อมวลชน กำกับดูแลประเด็นการนำเสนอแบรนด์ โต้ตอบกับสื่อ รวบรวมข่าวที่เกี่ยวข้อง ผู้ช่วยส่วนตัวยอมรับการติดต่อทั้งหมด เตรียมเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดสำหรับคนแรกของบริษัท รวบรวมข้อมูลไม่ทางใดก็ทางหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่สำคัญ และดำเนินการตามคำสั่งครั้งเดียวจากหัวหน้า

นอกจากนี้ยังมีความเฉพาะเจาะจงในกิจกรรมของผู้ช่วยทนายความ เลขานุการนักแปล ตลอดจนพนักงานหน่วยการศึกษาของโรงเรียน

โครงสร้าง

ประวัติย่อใด ๆ ประกอบด้วยหลายช่วงตึก ด้านล่างนี้คือคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องระบุในแต่ละรายการสำหรับเลขานุการในอนาคต

ความรับผิดชอบ

ในเวอร์ชันเพิ่มเติม รายการงานของเลขานุการมีดังนี้:

การรับจดหมายและใบสมัครที่เข้ามา การแจกจ่าย การโอนไปยังผู้รับผิดชอบ
การยอมรับเอกสารเพื่อลงนามโดยหัวหน้า
รับสายเรียกเข้าและโอนสาย
การจัดการเจรจาธุรกิจสำหรับหัวหน้า
การเตรียมคำอุทธรณ์ จดหมาย และเอกสารอื่น ๆ ตามคำร้องขอของหัวหน้า
การเตรียมการประชุมและการประชุมการทำงาน รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมงานทุกคนเกี่ยวกับสถานที่และเวลาที่จัด การสรุปรายงานการประชุม
การให้บริการจัดประชุมหัวหน้าแขก
ควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่งของฝ่ายบริหารโดยพนักงานของบริษัท
จัดหาเครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์สำนักงาน และวิธีการอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้กับการบริหารงานของ บริษัท ซึ่งช่วยให้การทำงานของบุคลากรเป็นไปอย่างราบรื่น
การต้อนรับแขก;
รักษาเอกสารสำคัญของบริษัท
การจัดทริปธุรกิจสำหรับบุคคลแรกของบริษัท: การซื้อตั๋ว, การจองห้องพักโรงแรม;
การดำเนินการตามคำสั่งอื่นๆ

หากคุณกำลังสมัครตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการ ให้เตรียมรายการหน้าที่เสริมด้วยการตรวจสอบเอกสาร การเตรียมบทวิจารณ์เชิงวิเคราะห์ การรวบรวมเอกสารสำหรับรายงานและการกล่าวสุนทรพจน์

ทักษะ

ผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จในตำแหน่งเลขานุการจะต้องมีทักษะดังต่อไปนี้ ซึ่งสามารถระบุได้ในประวัติย่อ:

งานสำนักงาน
การสนทนาทางโทรศัพท์
การประชุมและให้คำปรึกษาเบื้องต้นของลูกค้า
รักษาอายุขัยของสำนักงาน
การประมวลผลจดหมายโต้ตอบ
การจัดงานและการประชุมทางธุรกิจ
การบริหารเวลาของหัวหน้า;
ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานและโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน

ทักษะใดมีความสำคัญขึ้นอยู่กับสาขากิจกรรมของบริษัท... ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเลขาของศูนย์การแพทย์ คุณไม่จำเป็นต้องมีความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับงานในสำนักงานและขั้นตอนการทำงาน คุณแทบไม่จำเป็นต้องมีความสามารถในการจัดทำเอกสารสำหรับการขอวีซ่า ตำแหน่งนี้ต้องการความสามารถในการสื่อสารกับลูกค้า ความรู้พื้นฐานทางวิทยาศาสตร์การแพทย์ ความสามารถในการสื่อสารทางโทรศัพท์ในปริมาณมาก

ความสำเร็จ

ความสำเร็จในอาชีพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับนายจ้าง โดยประเด็นที่สำคัญที่สุดคือประเด็นต่อไปนี้:

การเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสารของบริษัท
การสร้างบรรยากาศการทำงานที่เหมาะสมที่สุดในสำนักงาน
การจัดระบบปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน
การสนับสนุนการเดินทาง
ประสานงานกิจกรรมของผู้ให้บริการจัดส่งและบริการทำความสะอาด

คุณสมบัติระดับมืออาชีพและส่วนบุคคล

เลขานุการผู้มีอำนาจต้องมีคุณสมบัติที่สำคัญเช่น

การเปิดกว้างในการสื่อสาร
ความรับผิดชอบและมุ่งเน้นผลลัพธ์
ตำแหน่งชีวิตที่ใช้งาน
ความสามารถในการปฏิบัติหน้าที่ในสภาพแวดล้อมแบบมัลติทาสกิ้ง
ความสามารถในการเปลี่ยนจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรมหนึ่งอย่างรวดเร็ว
ขาดนิสัยที่ไม่ดี
ทนต่อความเครียด
ความถูกต้องและความรอบคอบ;
ความปรารถนาที่จะนำสิ่งที่ได้เริ่มต้นขึ้นไปสู่จุดสิ้นสุด
ความเหมาะสม;
ความสามารถในการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคล
ภาษาปากและภาษาเขียนที่ถูกต้อง
ความรู้ที่ดีเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจ
ความสามารถในการทำหน้าที่ในทีม

ประสบการณ์การทำงาน

หากคุณเคยทำงานเป็นเลขาฯ มาก่อน คุณจะอธิบายประสบการณ์การทำงานได้ไม่ยาก มันจะยากขึ้นมากสำหรับผู้สมัครที่กำลังมองหางานในสาขานี้เป็นครั้งแรก อย่างไรก็ตาม การขาดประสบการณ์ไม่ใช่เหตุผลที่จะอารมณ์เสีย คุณสามารถเน้นทักษะสำคัญที่คุณมีได้เสมอ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุ:

ความคล่องแคล่วในภาษาอังกฤษและสเปน
การครอบครองโปรแกรมสำนักงานขั้นพื้นฐานทั้งหมด
ความรู้เกี่ยวกับเครื่องใช้สำนักงาน
พิมพ์ด้วยการสัมผัส 10 นิ้ว (300 ตัวอักษรต่อนาที)

คุณต้องเน้น "ไพ่เด็ด" ของคุณเสมอ - สิ่งนี้จะช่วยให้นายจ้างเห็นว่าคุณแข็งแกร่งและสนใจตำแหน่งผู้สมัครของคุณตรงไหน

การศึกษา

เพื่อให้มีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการในบริษัทที่มีชื่อเสียง คุณต้องมีการศึกษาที่สูงขึ้น อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพมักต้องการ หลักสูตรและการฝึกอบรมเพิ่มเติมในงานสำนักงาน การเก็บถาวร ตลอดจนการฝึกอบรมการทำงานเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน... ในสำนักงานขนาดเล็ก เลขานุการมักจะทำหน้าที่ของทนายความร่วมหรือเก็บบันทึกทางบัญชี ในกรณีนี้ คุณจะต้องได้รับการศึกษาด้านกฎหมายหรือเศรษฐศาสตร์ตามลำดับ

เมื่อสมัครตำแหน่งเลขานุการผู้ดูแลระบบและพนักงานต้อนรับไม่จำเป็นต้องมีการศึกษาระดับอุดมศึกษา

ไม่ต้องระบุอะไร?

มาพูดถึงสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องระบุในเรซูเม่กันดีกว่า

งานอดิเรกและงานอดิเรก... ไม่จำเป็นต้องอธิบายรายละเอียดว่าคุณชอบปลูกดอกไม้/ถัก/ปักอย่างไร ในกรณีที่กิจกรรมในอนาคตของคุณไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องนี้
ประสบการณ์การทำงานทั้งหมดที่มีอยู่ หลายคนเริ่มต้นอาชีพด้วยตำแหน่งเช่น พนักงานขาย ภารโรง หรือพนักงานทำความสะอาด หากคุณทำงานมากว่า 10 ปี ก็เพียงพอที่จะอยู่ 2-3 ที่ในลักษณะเดียวกันได้
เลขาต้องมีหน้าตาที่เรียบร้อย แนะนำให้แนบรูปถ่ายมาที่เรซูเม่ อย่างไรก็ตาม ไม่อนุญาตให้มีหวือหวาทางเพศที่นี่ - จำกัดตัวเองให้อยู่ในรูปถ่ายติดบัตรที่เข้มงวด รูปภาพในชุดว่ายน้ำหรือในร้านอาหารอาจทำซ้ำอย่างไม่ถูกต้อง

จะเขียนจดหมายปะหน้าได้อย่างไร?

จดหมายปะหน้าเป็นทางเลือก แต่จะสร้างความประทับใจที่ดีให้กับนายจ้างที่มีศักยภาพ มันไม่คุ้มที่จะทำซ้ำทุกอย่างที่เขียนในเรซูเม่เอง ที่นี่คุณต้องแสดงความสนใจในตำแหน่งที่ว่างและเน้นการมีทักษะและความสามารถพื้นฐานโดยสังเขปเพื่อช่วยให้คุณปฏิบัติหน้าที่อย่างมืออาชีพ

ในตอนท้ายของจดหมาย ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจและแสดงความหวังอย่างจริงใจสำหรับการตอบกลับ