ใครเป็นผู้ช่วยเลขานุการและเขาทำอะไร?

ตำแหน่งเลขานุการเป็นที่ชื่นชอบของผู้หญิงหลายคนมาช้านาน ก่อนหน้านี้ ตามกฎแล้ว แทบไม่มีความจำเป็นใดๆ จากพนักงานดังกล่าว ยกเว้นรูปลักษณ์ที่น่าดึงดูด อย่างไรก็ตาม ตอนนี้ทุกอย่างเปลี่ยนไปแล้ว บางครั้งพนักงานดังกล่าวก็เป็นส่วนสำคัญของทีมและต้องพร้อมที่จะทำหน้าที่หลายอย่าง เป็นผลให้เขามักจะยุ่งกับงานมาก อ่านเกี่ยวกับความรับผิดชอบเหล่านี้ ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดใดบ้างจึงจะได้รับข้อเสนองาน อ่านในบทความนี้

อาชีพเลขานุการย้อนกลับไปในสมัยกรุงโรมโบราณ "เลขา" เป็นเพื่อนของจักรพรรดิ - ผู้ชายที่มีอิทธิพลทางการเมืองอย่างมาก อาชีพนี้ได้รับการเริ่มต้นใหม่ในช่วงสงครามโลกครั้งที่หนึ่ง แต่มันหมายถึงการปฏิบัติหน้าที่ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง จนถึงปัจจุบัน มีเพียงเสียงสะท้อนของความหมายเดิมของ "เลขาธิการ" เท่านั้นที่คงอยู่ในรูปแบบของตำแหน่งเช่นเลขาธิการและเลขาธิการแห่งรัฐ

ปัจจุบันอาชีพผู้ช่วยเลขานุการต้องอาศัยการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร การจัดระเบียบงานในสำนักงาน การจัดการอุปกรณ์สำนักงาน และหน้าที่อื่นๆ ทักษะการสื่อสารและความเอาใจใส่ถือเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับผู้ช่วยเลขานุการ คำนำหน้า "ผู้อ้างอิง" หมายความว่าพนักงานจะสื่อสารกับเจ้านายเกี่ยวกับงานต่างๆ เห็นได้ชัดว่าการแข่งขันระหว่างผู้ที่ต้องการดำรงตำแหน่งนี้อยู่ในระดับสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทขนาดใหญ่หรือบริษัทขนาดใหญ่ ลักษณะเฉพาะของทักษะที่เลขานุการต้องมีบางครั้งอาจขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรมของบริษัทพูดง่ายๆ ในบริษัทการตลาดด้านเทคโนโลยี เลขานุการจำเป็นต้องรู้ถึงความสลับซับซ้อนของการเจรจาธุรกิจ อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่จำเป็นเลย สำหรับแต่ละบริษัท ทุกอย่างเป็นรายบุคคล

บริษัทจัดหางานขนาดใหญ่โต้แย้งว่าตำแหน่งนี้ ควบคู่กับตำแหน่งคนขับและงานอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน เกี่ยวข้องกับการทำงานล่วงเวลาเป็นจำนวนมาก คนในตำแหน่งเหล่านี้ถูกบังคับให้ปรับตามตารางเวลาของผู้บังคับบัญชาและพร้อมที่จะทำงานเกือบทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ทุกวันนี้ “เลขานุการเสมือน” กำลังได้รับความนิยม ซึ่งทำหน้าที่ส่วนใหญ่ของเลขานุการสามัญให้กับบริษัทที่ไม่มีโอกาสเช่าสำนักงานหรือไม่ได้ทำเพียงเพราะประหยัดต้นทุน ควรสังเกตถึงความสำคัญของการปรากฏตัวของเลขานุการ เลขานุการควรแต่งกายในสไตล์ธุรกิจ หลีกเลี่ยงการแต่งหน้าและทรงผมที่สดใส ฉูดฉาด และไม่เหมาะสม

เอกสารนี้มีความรับผิดชอบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของพนักงาน นอกจากนี้ รายละเอียดงานยังระบุสิทธิ์ของพนักงานและคำอธิบายข้อกำหนดสำหรับเขาด้วย เอกสารนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่จะต้องเปลี่ยนพนักงานในระหว่างที่เขาไม่อยู่ นอกจากนี้ยังควรสังเกตว่าหากจำเป็น รายละเอียดของงานสามารถแก้ไขและเปลี่ยนแปลงได้ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในกรณีต่อไปนี้

• เปลี่ยนหน้าที่ผู้ช่วยเลขาฯ
• การปรากฏตัวของการเปลี่ยนแปลงในเอกสารขององค์กร
• การปรากฏตัวของการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร

ด้านล่างนี้เป็นหน้าที่หลักของผู้ช่วยเลขานุการ

• บ่อยครั้งที่บุคคลในตำแหน่งนี้มีหน้าที่จัดหาเครื่องใช้สำนักงานให้กับสำนักงาน เขาควรสั่งของชำหากจำเป็น ความรับผิดชอบโดยตรงของเลขานุการคือการสั่งซื้อเครื่องทำน้ำเย็นและตรวจสอบความสมบูรณ์
• ผู้ช่วยเลขานุการต้องโทรหาผู้จัดการและทำให้พวกเขา "ถูกคัดออก"
• เขาต้องจัดขั้นตอนการรับแขกด้วย
• บุคคลในตำแหน่งนี้รายงานตรงต่อ CEO ของบริษัท ดังนั้นหน้าที่ที่ทำไปส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับคำขอและคำสั่งของเขา
• รายการความรับผิดชอบยังรวมถึงการรับและส่งจดหมายโต้ตอบที่รับและส่ง การจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นตามคำร้องขอของผู้อำนวยการทั่วไป การควบคุมเอกสารที่ผู้อำนวยการต้องลงนาม
• เลขานุการยังถ่ายโอนข้อมูลที่จำเป็นจากผู้อำนวยการไปยังพนักงาน และในทางกลับกัน เรียกพนักงานไปยังผู้อำนวยการตามความจำเป็น
• พนักงานคนนี้ยังติดต่อกับฝ่ายธุรการอยู่บ่อยครั้ง บางครั้งเขาสามารถประสานงานกับพนักงานของแผนกนี้ในการจัดหาอุปกรณ์สำนักงานและอุปกรณ์ แตกต่างจากประเด็นแรกที่อธิบายไว้ข้างต้น ประเด็นนี้ไม่ได้ระบุไว้ในรายละเอียดงานของผู้ช่วยเลขานุการเสมอไป
• เลขานุการต้องจองตั๋วเครื่องบินและจองห้องพักโรงแรมในกรณีที่ผู้อำนวยการหรือพนักงานคนอื่นเดินทางไปทำธุรกิจ
• ในบางองค์กร เลขานุการจำเป็นต้องแจ้งผู้บริหารและ/หรือพนักงานคนอื่นๆ เกี่ยวกับงานเฉลิมฉลอง วันเกิดของพนักงาน และวันหยุดที่กำลังจะมาถึง บางครั้งสิ่งนี้ทำโดยผู้เชี่ยวชาญ HR
• ทุกวันเลขาจะต้องเตรียมสำนักงานผู้อำนวยการให้พร้อมสำหรับการเริ่มต้นวันใหม่ - เปิดไฟ อุปกรณ์สำนักงาน (เครื่องพิมพ์ คอมพิวเตอร์ ฯลฯ) เตรียมเอกสารที่จำเป็น

ผู้ช่วยเลขานุการต้องรับผิดชอบในการส่งเอกสารและไม่มีสิทธิ์เปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ พนักงานดังกล่าวมีหน้าที่รับผิดชอบต่อความปลอดภัยของเอกสารและยื่นต่อเจ้าหน้าที่ในเวลาที่เหมาะสม เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบในการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ที่กำหนดไว้ในรายละเอียดงาน เช่น การไม่ปฏิบัติตามหน้าที่การงานของตน รวมทั้งการฝ่าฝืนเช่นการมาสาย พนักงานอาจมีปัญหาหากประมาทในการทำงานกับเอกสาร

มีหน้าที่รับผิดชอบในการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับที่อยู่ในหมวดหมู่ "ความลับทางการค้า" ห้ามพนักงานทำความเสียหายให้กับสินค้าคงคลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เฟอร์นิเจอร์ที่จัดหาให้เขาหรือที่เป็นของบริษัท เลขานุการมีหน้าที่ปฏิบัติต่อพนักงานอย่างไม่มีไหวพริบหรือหยาบคาย เนื่องจากเขาสื่อสารกับพนักงานคนอื่นๆ แทบทุกวัน เลขาฯ ไม่ควรมีความขัดแย้งและมีการเจรจาต่อรอง

ก่อนอื่นผู้ช่วยเลขานุการมีสิทธิขอเอกสารต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในการทำงานจากพนักงานต่างๆ เลขานุการสามารถแจกจ่ายโทรศัพท์ที่ได้รับขึ้นอยู่กับความสำคัญตามดุลยพินิจของเขา เช่นเดียวกับขั้นตอนการรับแขกที่แผนกต้อนรับ เขายังสามารถขอคำอธิบายจากพนักงานได้หากมีการละเมิดวินัย ผู้ช่วยเลขานุการยังมีการเข้าถึงเอกสารที่จัดว่าเป็น "ความลับ"

มีเพียงซีอีโอเท่านั้นที่สามารถไล่ออกหรือจ้างพนักงานดังกล่าวได้ และไม่ใช่หัวหน้าแผนกหรือแผนก เช่นเดียวกับในกรณีอื่นๆ เช่นเดียวกับการกำหนดโทษประณาม เลขานุการสามารถเสนอแนะให้ฝ่ายจัดการปรับปรุงการจัดการเอกสารหรือแนวปฏิบัติในการจัดการได้ นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์บางอย่างได้อีกด้วย เช่นเดียวกับพนักงานคนอื่น ๆ เขามีสิทธิ์เรียกร้องให้สร้างสภาพการทำงานที่สะดวกสบายและอาจต้องการคำอธิบายด้วยวาจาจากพนักงานที่ละเมิดวินัยแรงงาน

ตามกฎแล้วงานของเลขานุการจะได้รับการประเมินตามความขยันหมั่นเพียรและประสิทธิภาพของเขา ดังนั้นทักษะอื่นๆ จึงเป็นทักษะรอง พนักงานต้องสามารถสื่อสารกับผู้คน เจรจา พูดจาได้ดี ต้องสามารถแก้ปัญหาต่างๆ ขององค์กร, ใช้โปรแกรม Microsoft office - Excel, Power Point, Word และอื่นๆ

ไม่มีข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับการศึกษาเช่นเดียวกับความเชี่ยวชาญพิเศษที่ได้รับ อย่างไรก็ตาม จะต้องมีการศึกษาถึงแม้จะเป็นรองเฉพาะทาง ผู้สำเร็จการศึกษาด้านกฎหมายเป็นที่ต้องการเนื่องจากงานส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการเก็บบันทึก มีประสบการณ์การทำงานอย่างน้อย 1 ปี จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ ทางเลือกอื่นนอกเหนือจากประสบการณ์การทำงานอาจเป็นการเข้ารับการอบรมหลักสูตรเลขานุการ

ในบริษัทต่างประเทศ พนักงานในอนาคตอาจจำเป็นต้องรู้ภาษาต่างประเทศโดยเฉพาะ เลขานุการควรสามารถแสดงความคิดเห็น เขียน และเขียนเอกสารได้อย่างถูกต้องโดยไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

ความต้องการอาชีพนี้มีมาก ตามกฎแล้วกิจกรรมดังกล่าวเหมาะที่สุดสำหรับมืออาชีพรุ่นใหม่ที่เพิ่งจบการศึกษาจากสถาบันการศึกษา กิจกรรมนี้เป็นโอกาสที่ดีในการเรียนรู้เกี่ยวกับโครงสร้างของบริษัท เป็นที่เชื่อกันว่าในตำแหน่งนี้คุณจะได้รับทักษะที่ดีของผู้จัดการที่ดีในอนาคต เนื่องจากผู้ช่วยเลขานุการปฏิบัติหน้าที่ได้หลากหลาย เขาจึงเป็นพนักงานที่สำคัญและจำเป็นแม้ในบริษัทที่เล็กที่สุด