ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ: รายละเอียดงานและข้อกำหนด

ในสังคมสมัยใหม่ อาชีพของผู้จัดการค่อนข้างเป็นที่นิยมและเป็นที่ต้องการ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่เข้าใจถึงแก่นแท้ของกิจกรรมประเภทนี้อย่างถ่องแท้ นอกจากนี้ หลายคนยังมีแนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับงานนี้ และมีเพียงไม่กี่คนที่รู้ว่าอาชีพการจัดการแบ่งออกเป็นสาขาต่างๆ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีความเชี่ยวชาญในการเลือกบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ในขณะที่ผู้จัดการงานกิจกรรมจะยึดกิจกรรมของพวกเขาจากการจัดกิจกรรมประเภทต่างๆ นอกจากนี้ยังมีสาขาของผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อซึ่งมีกิจกรรมแตกต่างจากสมาชิกคนอื่นๆ ในวิชาชีพโดยพื้นฐาน

มาดูสาระสำคัญของกิจกรรมของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ ความรับผิดชอบในงานหลัก ข้อกำหนด และความแตกต่างที่สำคัญอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับอาชีพนี้กัน

ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเป็นส่วนสำคัญของพนักงานของบริษัทใดๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงองค์กรการค้า อย่างแน่นอน หน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญนี้รวมถึงการค้นหาข้อเสนอทางการค้าที่ให้ผลกำไรสูงสุด การสื่อสารกับซัพพลายเออร์ การซื้อทุกสิ่งที่จำเป็น และการดำเนินการตามเอกสารที่เหมาะสม.

ในบริษัทขนาดใหญ่โดยเฉพาะบางแห่ง แม้แต่แผนกพิเศษก็ถูกสร้างขึ้นสำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้ ซึ่งพนักงานมีงานบางอย่างที่มีตัวคั่น เนื่องจากงานของพวกเขามีความกลมกลืนและวัดผลได้มากกว่า เนื่องจากมีบุคคลมากกว่าหนึ่งคนที่มีส่วนร่วมในกระบวนการทั้งหมด ดังนั้น ไม่เร่งรีบ ลดความเสี่ยงของความสับสน ตัวอย่างเช่น แนวปฏิบัติในการมอบหมายพนักงานไปยังแผนกต่างๆ เป็นเรื่องปกติสำหรับองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ มันสามารถเป็นผลิตภัณฑ์ทางการเกษตรของสเปกตรัมที่แตกต่างกันตลอดจนพันธุ์พืชต่าง ๆ และประเภทของเมล็ดพืช ในบางกรณี ผู้จัดการอาจต้องการผู้ช่วยซึ่งเขาสามารถมอบหมายหน้าที่บางอย่างในการซื้อธัญพืชและผลิตภัณฑ์อื่นๆ ได้

บ่อยครั้งที่แผนกจัดซื้อสามารถจัดโครงสร้างได้ดังนี้:

• ผู้จัดการทั่วไปดำรงตำแหน่งผู้นำในแผนกและส่วนหลักของความรับผิดชอบส่วนใหญ่ตามลำดับอยู่กับเขาซึ่งทำให้เขารับผิดชอบงานของแผนกทั้งหมด
• ผู้จัดการมีผู้ช่วยหลายคนในการทำให้งานของเขาง่ายขึ้น ซึ่งสามารถช่วยในการค้นหาข้อเสนอที่ทำกำไรและจัดการประชุมกับซัพพลายเออร์

เช่นเดียวกับสาขาอื่น ๆ อาชีพผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมีข้อดี แต่ไม่มีข้อเสีย

ข้อดีที่เถียงไม่ได้ ได้แก่ :

• การศึกษาตลาดข้อเสนออย่างต่อเนื่องซึ่งไม่ทางใดก็ทางหนึ่งมีส่วนช่วยในการพัฒนาทักษะทางวิชาชีพอย่างเข้มข้นยิ่งขึ้น
• ต้องขอบคุณการติดต่อจำนวนมากกับผู้ผลิตสินค้าและตัวแทนของบริษัทขายต่างๆ คุณสามารถหากลุ่มคนรู้จักที่อาจมีประโยชน์ในชีวิตในภายหลัง
• ในบางกรณี เป็นไปได้ที่จะซื้อสินค้าจากต่างประเทศซึ่งไม่สามารถเลือกได้จากระยะไกล เนื่องจากจำเป็นต้องตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นการส่วนตัว นั่นคือเหตุผลที่ผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้มีการเดินทางเพื่อธุรกิจในต่างประเทศเป็นประจำ ซึ่งคุณสามารถหาเวลาสำหรับการพักผ่อนส่วนตัวได้
• ระดับเงินเดือนจะขึ้นอยู่กับทักษะและความเป็นมืออาชีพของคุณเป็นการส่วนตัว ดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่างานคุณภาพสูงจริงๆ จะได้รับการชื่นชมตามคุณธรรมเสมอ

ในบรรดาข้อเสียมักจะสังเกตเห็นสิ่งต่อไปนี้:

• ความรับผิดชอบระดับสูงที่มอบหมายให้กับผู้เชี่ยวชาญ - การทำงานของ บริษัท โดยรวมขึ้นอยู่กับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเนื่องจากคุณภาพของสินค้าและความสามารถในการทำกำไรของการทำธุรกรรมจะส่งผลโดยตรงต่อฐานะการเงินขององค์กร
• ในกรณีที่ไม่มีวัสดุและวัตถุดิบที่จำเป็นจากซัพพลายเออร์ตามปกติ ผู้เชี่ยวชาญจะต้องค้นหาใหม่อย่างเร่งด่วน เจรจาและร่างเงื่อนไขสัญญาใหม่
• จำเป็นต้องคำนวณปริมาณสินค้าและวัตถุดิบที่จะซื้อให้ถูกต้อง เนื่องจากการขาดแคลนอาจนำไปสู่ปัญหาในการผลิต และส่วนเกินอาจนำไปสู่ปัญหาทางการเงิน

หน้าที่ของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อตลอดจนหน้าที่ที่ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญนี้ มีความหลากหลายมาก แม้ว่าในท้ายที่สุดแล้วจะสรุปได้เพียงสิ่งเดียว นั่นคือ การดำเนินการซื้อ

มาดูกันดีกว่าว่ามืออาชีพประเภทนี้ทำอะไรได้บ้าง:

• ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ความรับผิดชอบหลักคือ จัดหาทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานขององค์กร;
• พนักงานจัดซื้อทุกคน ต้องรู้จักการรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีกับซัพพลายเออร์ที่มีอยู่วิธีค้นหาข้อเสนอที่ทำกำไรใหม่
• การเตรียมใบสมัคร ในเวลาปัจจุบันซึ่งจะระบุคำสั่งซื้อในอนาคต - หนึ่งในภารกิจหลัก
• กระบวนการจัดหาต้องได้รับการตรวจสอบอย่างใกล้ชิดโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงความร่วมมือกับซัพพลายเออร์รายใหม่ ดังนั้น หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้จัดการยังรวมถึงการติดตามการส่งมอบด้วย
• นอกจากนี้ผู้เชี่ยวชาญ ต้องคอยติดตามตลาดอุปทานอย่างต่อเนื่องมองหาซัพพลายเออร์รายใหม่ ตลอดจนติดตามการเปลี่ยนแปลงในช่วงของซัพพลายเออร์รายเก่า
• ตามระดับการขายที่อาจเพิ่มขึ้นหรือลดลง จำเป็นต้องแก้ไขปริมาณของวัสดุที่ซื้อด้วยเพื่อไม่ให้เกิดสถานการณ์ที่ขาดหรือเกิน
• การติดตามข้อเสนอใหม่จากซัพพลายเออร์ประจำเป็นสิ่งสำคัญมากเนื่องจากในกรณีดังกล่าว เป็นไปได้ที่จะตกลงในเงื่อนไขการทำธุรกรรมที่ดีกว่า;
• กรณีซื้อวัตถุดิบประเภทใดประเภทหนึ่ง เช่น การผลิตอาหารหรือร้านอาหาร คุณต้องตรวจสอบคุณภาพของสินค้ารวมถึงวันหมดอายุ
• และแน่นอนว่าจำเป็น แก้ปัญหาการเงินทันเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงหนี้ให้กับซัพพลายเออร์

ผู้หางานที่ต้องการเชื่อมโยงกิจกรรมของตนกับอาชีพนี้ควรตระหนักว่ามีข้อกำหนดบางอย่างที่เกี่ยวข้องไม่เฉพาะกับมาตรฐานวิชาชีพเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคุณสมบัติส่วนบุคคลด้วย หากไม่มีข้อกำหนดทั้งหมดและความสามารถในระดับหนึ่ง เป็นไปไม่ได้ที่จะเป็นมืออาชีพที่แท้จริงในสาขาของคุณ

แน่นอนว่าผู้ที่ดำรงตำแหน่งดังกล่าวจะต้องมีความพิเศษมากและมีตำแหน่งชีวิตที่กระตือรือร้นและมั่นใจ นี่เป็นสิ่งจำเป็นในการค้นหาข้อเสนอเชิงพาณิชย์ที่ให้ผลกำไรซึ่งตรงกับความต้องการของบริษัท นอกจากนี้ "แกนกลาง" ภายในที่แข็งแกร่งจะช่วยให้คุณโต้ตอบกับคู่แข่งได้อย่างมีประสิทธิภาพและดำเนินการแข่งขันที่ดี คนที่มีความมั่นใจในตนเองและมีคุณสมบัติเช่น เข้ากับคนง่าย มองโลกในแง่ดี และเข้ากับคนง่าย จะพบว่าการเจรจาและหาภาษากลางร่วมกับพันธมิตรโดยตรงนั้นง่ายกว่ามาก... ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่มีจิตใจในการวิเคราะห์จะสามารถแก้ปัญหาที่ยากที่สุดได้อย่างง่ายดาย หากไม่สนับสนุนบริษัทของเขา อย่างน้อยก็ไม่ต้องเสียหาย

ความรับผิดชอบและความตรงต่อเวลาจะช่วยในการโต้ตอบกับหัวหน้าและคู่ค้า เนื่องจากเป็นคุณสมบัติเหล่านี้ที่จะช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นในสายตาของผู้อื่น การเรียนรู้ การอุทิศตน และประสิทธิภาพในระดับสูงอย่างรวดเร็วเป็นคุณสมบัติที่จะช่วยให้คุณพัฒนาในสายงานอาชีพและประสบความสำเร็จในอาชีพการงานเติบโตเร็วขึ้น

นอกจากนี้ยังมีลักษณะบุคลิกภาพอื่น ๆ อีกมากมายที่ตัวแทนจัดซื้อมืออาชีพต้องมี แต่ในกรณีนี้คุณสมบัติพื้นฐานจะถูกนำเสนอโดยที่เป็นไปไม่ได้ที่จะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่เชื่อถือได้ในสาขาของคุณ

สำหรับความรู้และทักษะทางวิชาชีพ ทุกอย่างซับซ้อนขึ้นเล็กน้อยที่นี่ ความจริงก็คือคุณสามารถทำได้โดยไม่มีคุณสมบัติส่วนตัวบางอย่างหากผู้เชี่ยวชาญมีความเชี่ยวชาญในทักษะทางวิชาชีพอย่างคล่องแคล่ว แต่นายจ้างก็ไม่สามารถปิดตาของเขาได้แม้บางคนจะมีลักษณะส่วนตัวที่น่าดึงดูดใจก็ตาม

ผู้เชี่ยวชาญต้องมีความรู้และทักษะดังต่อไปนี้:

• ประการแรก มาตรฐานวิชาชีพกำหนด ความจำเป็นในการศึกษาระดับอุดมศึกษาในการจัดการต้องขอบคุณการที่คุณจะรู้รายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมดของงาน อย่างน้อยก็ในทางทฤษฎี หากไม่มีประสบการณ์จริง
• เป็นไปไม่ได้หากไม่มีการฝึกอบรมเกี่ยวกับการเจรจาทางธุรกิจในระดับหนึ่ง พนักงานที่จบหลักสูตรการฝึกอบรมในด้านนี้จะได้รับการชื่นชมเป็นพิเศษซึ่งมีการศึกษารายละเอียดปลีกย่อยและความแตกต่างที่สำคัญทั้งหมดของกระบวนการ
• ในบางกรณี อาจจำเป็นต้องทำงานกับข้อมูลที่แตกต่างกันจำนวนมาก ดังนั้นมืออาชีพที่แท้จริงควรมีความรอบรู้ในเนื้อหาและสามารถเปลี่ยนความสนใจจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว
• นอกจาก, คุณต้องมีความรู้ด้านโลจิสติกส์รวมทั้งมีความรู้ในระดับหนึ่งในด้านระบบกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• ยินดีต้อนรับ ความรู้ด้านราคา การใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลอย่างมั่นใจ และประสบการณ์ด้านการขาย

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนควรมีการศึกษาเฉพาะทางในสาขาของเขา ซึ่งช่วยให้เขา อย่างน้อยในทางทฤษฎี ได้แนวคิดเกี่ยวกับตำแหน่งที่เขาจะได้รับในอนาคต แต่หลายคนมักคิดว่าการทำงานในภาคจัดซื้อจัดจ้างเพียงแค่มีประกาศนียบัตรรับรองคุณสมบัติด้านการจัดการก็เพียงพอแล้ว ความคิดเห็นนี้ไม่ถูกต้อง เนื่องจากจำเป็นต้องมีความรู้เฉพาะด้านที่แคบลงและเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับเรื่องนี้ แม้ว่าคุณจะมีปริญญาด้านการจัดการ คุณต้องเข้ารับการฝึกอบรมหลักสูตรใหม่หรือเรียนหลักสูตรเพิ่มเติมในด้านการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างและทำความคุ้นเคยกับการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐแยกต่างหากซึ่งแตกต่างจากกิจกรรมเชิงพาณิชย์ของวิสาหกิจเอกชนโดยพื้นฐาน

นอกจากนี้ นายจ้างจำนวนมากยังสนับสนุนให้มีการฝึกอบรมพนักงานอย่างสม่ำเสมอ โดยมีเป้าหมายเพื่อพัฒนาคุณสมบัติและปรับปรุงความรู้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปในตลาดและในเศรษฐกิจของประเทศ คุณควรเตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าเมื่อคุณได้รับตำแหน่งนี้ในบริษัทใดๆ ก็ตาม ไม่ว่ารูปแบบและขนาดใดก็ตาม ในขั้นแรก คุณจะเริ่มต้นอาชีพด้วยการฝึกงานที่ได้รับค่าจ้าง เมื่อสำเร็จแล้ว คุณจะได้รับการพิจารณาให้เป็นผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่เต็มเปี่ยมแล้ว... ในอนาคตเพื่อไม่ให้พนักงานสูญเสียแรงจูงใจในการทำงาน เจ้านายควรสนใจผู้เชี่ยวชาญ ให้โอกาสพวกเขาในการเติบโตในอาชีพ ตัวอย่างเช่น ในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีแผนกจัดซื้อทั้งหมด คุณสามารถเริ่มต้นอาชีพของคุณในฐานะผู้เชี่ยวชาญรุ่นเยาว์ จากนั้นได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้เชี่ยวชาญระดับกลางหรือระดับสูง และค่อยๆ ก้าวไปสู่ตำแหน่งหัวหน้าแผนก

เพื่อให้ผู้สมัครทุกคนให้ความสนใจกับคุณ จำเป็นต้องจัดทำประวัติย่อที่มีความสามารถ ซึ่งคุณจะได้รับการนำเสนอในแง่ดีที่สุดสำหรับนายจ้าง

พิจารณากฎพื้นฐานต่อไปนี้ในการเขียนประวัติย่อ:

• อย่าขยายเรื่องราวเกี่ยวกับตัวคุณและความสำเร็จของคุณในหลายหน้า ข้อมูลควรกระชับและเข้าใจได้;
• ห้ามมิให้บิดเบือนข้อเท็จจริงโดยเด็ดขาดเกี่ยวกับการฝึกอบรมและประสบการณ์การทำงานของคุณ เนื่องจากคุณจะต้องจัดทำเอกสารข้อมูลนี้โดยใช้ประกาศนียบัตรการศึกษาหรือสมุดงาน
• การออกแบบจะต้องเป็นแบบองค์รวมดังนั้นจึงขอแนะนำให้ใช้เทคนิคเดียวกันเพื่อเน้นรายละเอียดที่สำคัญใด ๆ รวมทั้งแบบอักษรเดียว
• เพื่อได้รับความโปรดปรานจากนายจ้างล่วงหน้า ขอแนะนำให้แนบรูปถ่ายของคุณในประวัติส่วนตัวของคุณ; จะเป็นการดีที่สุดหากเป็นช็อตมืออาชีพ ซึ่งคุณจะนำเสนอในรูปแบบที่ค่อนข้างมีสไตล์ แต่สุขุม;
• ประวัติย่อควรสะอาดในแง่ของเครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดคำเช่นเดียวกับการให้ความสำคัญ - ขอแนะนำให้เริ่มระบุตำแหน่งและระดับของค่าตอบแทนที่คุณต้องการในขั้นต้น
• บ่งบอกถึงความสำเร็จส่วนตัวที่ได้รับจากสถานที่ทำงานก่อนหน้านี้ก็ยินดีเช่นกัน