จรรยาบรรณและจริยธรรมทางธุรกิจ

ความเป็นจริงของธุรกิจในปัจจุบันคือมีเพียง 15% ของผู้ประกอบการขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่ต้องการเสริมสร้างสถานะทางการตลาดให้บรรลุเป้าหมาย ด้วยเหตุผลนี้เองที่ความเกี่ยวข้องของมารยาททางธุรกิจทวีคูณ เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามบรรทัดฐาน ด้วยเหตุผลอื่นๆ หลายประการ มักจะนำไปสู่การแตกร้าวของความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เป็นประโยชน์

ในการตีความอย่างกว้าง ๆ จริยธรรมคือชุดของทัศนคติทั่วไปที่มุ่งควบคุมความสัมพันธ์ทางสังคม ดังนั้นจริยธรรมทางธุรกิจจึงกล่าวถึงประเด็นที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนและรูปแบบการปฏิสัมพันธ์ที่เป็นที่ยอมรับในด้านธุรกิจ

รายละเอียดด้านจริยธรรมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ได้แก่ จรรยาบรรณทางธุรกิจ เช่น ขั้นตอนการเจรจา หลักเกณฑ์การดำเนินธุรกิจ ประเพณีและพิธีกรรมทางธุรกิจ องค์ประกอบของการอยู่ใต้บังคับบัญชา มารยาทและรูปแบบการสื่อสารและการเขียน ตลอดจนประเด็นเรื่อง ความถูกต้องในการติดต่อกับคู่ค้าและเพื่อนร่วมงานทางธุรกิจ

ความสำคัญของจริยธรรมและจรรยาบรรณซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของมันนั้น อยู่ที่ความจริงที่ว่ากรอบการกำกับดูแลที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติในระยะยาวทำให้การสื่อสารง่ายขึ้นอย่างมาก สร้างบริบทที่เข้าใจและเข้าถึงได้ต่อสาธารณะในขอบเขตธุรกิจที่ช่วยให้ คุณบรรลุเป้าหมายอย่างถูกต้องและประหยัดเวลาได้มาก

กล่าวอีกนัยหนึ่ง เรากำลังพูดถึงอัลกอริธึมพิเศษสำหรับการแก้ปัญหาทางธุรกิจ ซึ่งช่วยให้สามารถกำหนดและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่ต้องการได้อย่างมีเหตุมีผลและอยู่ในรูปแบบที่ปราศจากความขัดแย้ง ระดับของความชำนาญในอัลกอริทึมนี้ช่วยให้สามารถสรุปผลโดยตรงเกี่ยวกับระดับความเป็นมืออาชีพของคู่ค้าทางธุรกิจหรือฝ่ายตรงข้ามในข้อพิพาททางธุรกิจ

ในบริบทนี้ สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานต่อไปนี้:

• ตรงต่อเวลาทุกที่และในทุกสิ่ง
• การปฏิบัติตามความปลอดภัยของข้อมูล
• ความเห็นแก่ประโยชน์ที่มีสติ;
• ภาพลักษณ์ที่ดีสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
• ภาษาปากและภาษาเขียนที่ถูกต้อง
• การปฏิบัติตามกฎของวัฒนธรรมการพูดทางธุรกิจ

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจมีความหลากหลายและด้วยระดับของการประชุม พวกเขาสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก:

• ระหว่างรัฐ - ระหว่างองค์กรของรัฐ ตัวแทนต่างประเทศ และเจ้าหน้าที่ (บันทึกต่าง ๆ บันทึก และรูปแบบอื่น ๆ ) - องค์ประกอบของความสัมพันธ์ทางการฑูต
• ทางการค้า - จดหมายสถานะกึ่งทางการที่ใช้ในด้านความสัมพันธ์ทางธุรกิจระหว่างสถาบันและองค์กร

รูปแบบของการเขียนจดหมายบริการ แม้จะมีความแตกต่างทางภาษาศาสตร์และประเพณีบางอย่าง แต่ก็มีพื้นฐานทั่วไปบางประการและกลุ่มของแนวทางปฏิบัติที่พัฒนาขึ้นโดยแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดของโปรโตคอลจำนวนหนึ่งซึ่งกำหนดโดยตำแหน่งของผู้ส่งและอันดับผู้รับนั้น จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเริ่มต้นของการเคารพซึ่งกันและกันและความถูกต้อง ดังนั้นโดยไม่คำนึงถึงประเภทของเอกสาร โครงสร้าง จำเป็นต้องมีองค์ประกอบต่อไปนี้:

• อุทธรณ์ (สถานะอย่างเป็นทางการของผู้รับ);
• ชมเชย (จบจดหมายอย่างสุภาพ);
• ลายเซ็น;
• วันที่ (วัน เดือน ปี และสถานที่เขียนข้อความ);
• ที่อยู่ของผู้ส่ง (นามสกุล สถานะงาน ที่อยู่ จะอยู่ด้านบนหรือด้านล่างของหน้าที่ 1 ของจดหมาย)

นอกจากนี้ยังมีข้อกำหนดจำนวนหนึ่งที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับจดหมาย:

• จดหมายธุรกิจระบุไว้ในแบบฟอร์มหรือแผ่นกระดาษที่ด้านหน้าเท่านั้น
• หน้ามีเลขอารบิก
• ข้อความเต็มไปด้วยข้อความที่พิมพ์
• การลบและการแก้ไขในเนื้อหาของเอกสารเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้
• เอกสารถูกพับโดยมีข้อความเข้าด้านใน
• เวลารอตอบกลับจดหมายไม่เกินสิบวัน

ข้อความทางธุรกิจควรมีการปฐมนิเทศเป้าหมายที่ชัดเจนและมีคำถามหนึ่งข้อ และความหมายทั้งหมดของข้อความควรเป็นไปตามเนื้อหาอย่างสมบูรณ์และครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นข้อเสนอข้อตกลง คำขอเชิงพาณิชย์ หรือเพียงแค่ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

การจัดประเภทข้อความทางธุรกิจมีความหลากหลายและขึ้นอยู่กับการใช้งานและการวางแนวเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น ตัวอักษรคือ:

• แจ้ง;
• คล้าย;
• คำเชิญ;
• การตรวจสอบข้อมูล
• คำสั่ง;
• ประกอบ;
• ประเภทอื่นๆ

ในการติดต่อทางการค้า โดยทั่วไปมากที่สุด:

• คำขอ;
• ข้อเสนอแนะ;
• คำสั่ง;
• ร้องเรียน;
• หนังสือค้ำประกัน

ในฐานะรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจ ในความหมายที่เข้มงวดของคำจำกัดความ ตัวอักษรแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ ธุรกิจและส่วนตัว - ทางการ

ธุรกิจรวมถึงการติดต่อสื่อสารระหว่างองค์กรและสถาบันต่างๆ จดหมายส่วนตัว - เป็นทางการคือข้อความที่ส่งไปยังสถาบันโดยบุคคลหรือในทางกลับกันโดยสถาบัน - ถึงบุคคลทั่วไป

มีกฎเกณฑ์หลายประการสำหรับการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ

• จดหมายควรกระตุ้นการเกิดขึ้นของผลประโยชน์ทางธุรกิจในผู้รับอย่างชัดเจนและบนพื้นฐานของหลักฐานที่น่าเชื่อถือ แสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของการเป็นหุ้นส่วนและความไม่เหมาะสมของการทำลายหุ้นส่วน เนื้อหาควรมีลักษณะจูงใจ จูงใจให้ความร่วมมือ
• อารมณ์ส่วนตัวที่มากเกินไปในจดหมายธุรกิจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการพิสูจน์กรณีของคุณและแก้ไขปัญหา
• เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อความในจดหมายเกินพิกัดและอุดตัน คุณควรหลีกเลี่ยงการเปรียบเทียบที่เป็นรูปเป็นร่าง คำอุปมา อุปมานิทัศน์ และอติพจน์
• เพื่อการนำเสนอหัวข้อที่ชัดเจนและรัดกุม ควรใช้ประโยคง่ายๆ หลีกเลี่ยงรายละเอียดและรายละเอียดที่มากเกินไป แนวคิดหลักของข้อความควรได้รับการสนับสนุนโดยอาร์กิวเมนต์ที่เกี่ยวข้องอย่างยิ่ง ซึ่งมักจะแนบมากับจดหมาย (ไดอะแกรม กราฟ ข้อมูลดิจิทัล)
• ในข้อความควรเน้นย่อหน้า ซึ่งแต่ละย่อหน้าซึ่งเป็นตัวแทนของความคิดอิสระ จะเริ่มขึ้นบรรทัดใหม่

• ในข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรทางธุรกิจ คุณไม่ควรใช้คำคุณศัพท์อธิบาย คำอธิบาย และรายละเอียดที่ไม่จำเป็น ในตอนท้ายของการเขียน ขอแนะนำให้ตรวจสอบเอกสารและกำจัดวลีที่ไม่มีเนื้อหาเชิงความหมายที่แท้จริง
• การรู้หนังสือเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของข้อความ การมีอยู่ของการสะกดคำและข้อผิดพลาดอื่นๆ ในข้อความเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้
• ต้องมีหัวเรื่องของจดหมาย หัวข้อในเอกสารควรสะท้อนให้เห็นอย่างสั้นและกระชับ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการอ่านและกำหนดลักษณะผู้ส่งในเชิงบวก หากจดหมายถูกส่งทางอีเมลและมีข้อมูลที่สำคัญเป็นพิเศษ คุณควรจัดเตรียม "แฟล็ก" พิเศษที่มีอยู่ในบริการอิเล็กทรอนิกส์
• สามารถอ่านข้อความได้ดีโดยใช้แบบอักษร Arial หรือ Times New Roman ที่มีขนาดตัวอักษรปานกลาง หากจำเป็น อนุญาตให้ใช้แนวคิดหลักที่เป็นตัวเอียงหรือตัวหนา

• ในข้อความ ควรใช้หัวเรื่องย่อย (3-4) ซึ่งจะทำให้เข้าใจข้อความที่นำเสนอได้ง่ายขึ้น
• การแจงนับ รายการ และรายการได้รับการออกแบบอย่างดีที่สุดโดยใช้เครื่องหมายพิเศษ
• แม่แบบองค์กร (แผนภาพ) เป็นตัวบ่งชี้ที่ยอดเยี่ยมถึงประสิทธิภาพและความเที่ยงธรรมในการสื่อสารทางธุรกิจ เหมาะสมอย่างยิ่งในด้านองค์กร เนื่องจากช่วยให้คุณโดดเด่นในแง่ดีและเคารพในพิธีการที่จำเป็น

โครงสร้างของข้อความทางธุรกิจเป็นเรื่องปกติ ตามเนื้อผ้าประกอบด้วย:

• การแนะนำ;
• ส่วนหลัก;
• บทสรุป.

บทนำสรุปวัตถุประสงค์ของจดหมาย ส่วนหลักอธิบายสาระสำคัญของคำถาม โดยสรุป ควรสรุปเนื้อหาของส่วนหลัก เช่น ในรูปแบบของข้อสรุป "Postscripts" และเชิงอรรถประเภทต่างๆ เป็นสิ่งที่ไม่พึงปรารถนา

โดยสรุปแล้ว วลีที่คล้ายกับการยักยอกในรูปแบบไม่เหมาะสม เช่น: "ฉันหวังว่าจะได้เป็นหุ้นส่วนที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน" เป็นต้น เป็นการดีกว่าที่จะบอกลาในจดหมายธุรกิจด้วยวลีง่ายๆ - "ขอแสดงความนับถือ" "ด้วยความปรารถนาดี" เป็นต้น

ที่ด้านล่างของข้อความระบุ: ชื่อเต็ม สถานะงาน ชื่อบริษัท และลายเซ็น มีการระบุหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อไว้ด้วย

ตารางและกราฟถูกแนบเป็นไฟล์แยกต่างหาก (แพ็คเกจ) ซึ่งระบุไว้ที่ท้ายจดหมาย หากมีกลุ่มของไฟล์แนบ จะมีการระบุรายการพร้อมชื่อ

คุณสามารถใช้ตัวย่อและตัวย่อพิเศษได้ก็ต่อเมื่อคุณมั่นใจว่าผู้รับจะเข้าใจพวกเขาอย่างแน่นอน

เพื่อให้ข้อความมีความเข้มงวดเชิงตรรกะและความสอดคล้องในคำศัพท์ทางธุรกิจมากขึ้น รูปแบบคำพูดต่อไปนี้จึงถูกใช้เป็นตัวประสาน:

• สำหรับเหตุผลนี้;
• ตามข้างต้น;
• ด้วยเหตุนี้;
• ตามข้อมูล;
• ตามนี้;
• พิจารณา;
• อื่น ๆ.

ในพื้นที่เสมือน การโต้ตอบทางธุรกิจซึ่งแสดงถึงการสื่อสารในรูปแบบย่อมีความเฉพาะเจาะจง และไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎมารยาทที่เกี่ยวข้อง งานเขียนที่มีความสามารถตามหลักปฏิบัติ เกี่ยวข้องกับการนำบันทึกย่อต่อไปนี้เกี่ยวกับปริมาณ บรรทัดฐานภาษา โครงสร้างและรูปแบบ

• สูตรของหัวข้อจะต้องตรงกับหัวเรื่องที่ระบุไว้ในข้อความอย่างแน่นอน ซึ่งช่วยให้คุณปรับผู้อ่านให้เข้ากับอารมณ์ธุรกิจที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• ปริมาณที่เหมาะสมที่สุดของเอกสารที่ส่งทางอีเมลจะอยู่ใน "หนึ่งหน้าจอ" โดยมีปริมาณข้อความสูงสุด - หนึ่งแผ่นในรูปแบบ A4
• ขนาดไฟล์แนบที่เหมาะสมที่สุดคือไม่เกิน 3 MB
• ขอแนะนำให้ "แพ็ค" ไฟล์ที่ส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรมาตรฐานของการเข้ารหัส Zip หรือ Rar คนอื่นมักถูกบล็อกระหว่างการโอน
• ไฮเปอร์ลิงก์ควรเป็นแบบมาตรฐาน (สีน้ำเงิน ขีดเส้นใต้ด้านล่าง)
• การตอบกลับของผู้รับควรอยู่ด้านบนสุด ที่จุดเริ่มต้นของจดหมาย ไม่ใช่ด้านล่าง วิธีนี้จะช่วยประหยัดคู่ปากกาจากการเลื่อนข้อความก่อนหน้าโดยไม่จำเป็นและบังคับ

• จำเป็นต้องใช้ภาษาของจดหมายที่คู่สนทนาเข้าใจมากที่สุด คำถามเกี่ยวกับความเหมาะสมของการใช้ความเป็นมืออาชีพ คำศัพท์ภายในองค์กร สำนวนสแลง และคำย่อ (โดยเฉพาะในการติดต่อจากภายนอก) ในข้อความจะพิจารณาแยกกัน ขึ้นอยู่กับบริบทและคุณภาพของคู่สนทนา
• สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้คู่ของคุณทราบเกี่ยวกับการได้รับข้อความ - นี่เป็นสัญญาณของมารยาทที่ดีและเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางธุรกิจที่แสดงความเคารพต่อเขา
• การตอบสนองควรรวดเร็วที่สุด หากไม่สามารถตอบกลับได้อย่างรวดเร็วด้วยเหตุผลบางประการ พันธมิตรควรได้รับแจ้งเมื่อได้รับจดหมายและระบุเวลาตอบสนอง การหยุดชั่วคราวอย่างมีจริยธรรมและสะดวกสบายก่อนตอบกลับคือ 48 ชั่วโมงหลังจากได้รับข้อความ หลังจากเวลานี้ บุคคลนั้นมักจะเชื่อว่าข้อความนั้นสูญหายหรือถูกละเลย การหยุดโต้ตอบกันนานเกินไปมักเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงที่จะสูญเสียหุ้นส่วนและถูกตีความในทางธุรกิจว่าเป็นการละเมิดมาตรฐานทางจริยธรรม
• ที่ท้ายข้อความ คุณควรใส่ข้อมูลติดต่อที่ระบุไว้ในจดหมายทั้งหมดโดยไม่มีข้อยกเว้น โดยไม่คำนึงถึงลำดับของการส่งจดหมาย
• สิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับปัญหาความเป็นส่วนตัวระหว่างการโอน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับจรรยาบรรณในการโต้ตอบทางธุรกิจ โปรดดูวิดีโอถัดไป