ประวัติย่อของเสมียน: ประเด็นสำคัญและเคล็ดลับในการร่าง

เสมียนคือบุคคลที่ทำงานกับเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญนี้มีบทบาทสำคัญในองค์กรใด ๆ เนื่องจากลำดับในเอกสารและตู้เก็บเอกสารขึ้นอยู่กับเขา ในปัจจุบัน ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ พนักงานไม่ได้ทำงานเฉพาะกับกระดาษเท่านั้น แต่ยังทำงานเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วย

ฝ่ายบุคคลขององค์กรใด ๆ เข้าหาการเลือกเสมียนด้วยความรับผิดชอบที่ดี เพื่อให้ได้ตำแหน่งนี้ คุณต้องเขียนประวัติย่อของคุณอย่างถูกต้องและมีความสามารถ เราจะพูดถึงคุณสมบัติของกระบวนการนี้ในบทความของเราในวันนี้

ก่อนอื่น สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้เชี่ยวชาญนี้ทำอะไรในองค์กร ดังนั้น ความรับผิดชอบหลักของเสมียน (หรือเลขานุการ) คือการรักษาการไหลของเอกสารขององค์กรที่เขาทำงาน ดังนั้น ผู้เชี่ยวชาญที่ดำรงตำแหน่งนี้จะต้องทราบกฎและคุณลักษณะทั้งหมดของงานในสำนักงาน - ข้อกำหนดนี้เป็นพื้นฐานสำหรับผู้สมัครทุกคน

กระบวนการของเวิร์กโฟลว์ของ บริษัท จะต้องดำเนินการบนพื้นฐานของเอกสารและกฎข้อบังคับภายใน เช่นเดียวกับการใช้กฎหมายที่มีผลผูกพันโดยทั่วไปของสหพันธรัฐรัสเซียในเรื่องนี้ เลขานุการจะต้องเป็นบุคคลที่มีความสามารถและเข้าใจกฎหมายมาก

นายจ้างบางคนต้องการให้พนักงานมี เฉพาะทางอุดมศึกษา ในบางกรณีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาเฉพาะทางหรือหลักสูตรเฉพาะอาจเหมาะสมไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง แต่ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับเลขานุการจะต้องระบุไว้ในที่ว่างอย่างแน่นอน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องอ่านอย่างละเอียดก่อนส่งเรซูเม่

เสมียนเป็นพนักงานออฟฟิศ ดังนั้น เขาต้องรู้และปฏิบัติตามกฎมารยาททางธุรกิจและการแต่งกาย... ส่วนใหญ่แล้ว ตารางการทำงานของผู้เชี่ยวชาญคนนี้มักเกิดขึ้นพร้อมกับวันทำงานแบบดั้งเดิมในสำนักงาน (เช่น ตั้งแต่ 9 ถึง 18 ชั่วโมงพร้อมพักกลางวันหนึ่งชั่วโมง)

หน้าที่ทันทีของผู้เชี่ยวชาญรวมถึง:

• การเตรียมการ การดำเนินการ การประมวลผลและการจัดเก็บเอกสาร
• ทำงานกับจดหมายโต้ตอบ (ทั้งขาเข้าและขาออก);
• การปฏิบัติตามคำสั่งของหัวหน้า ฯลฯ

เนื่องจากเรซูเม่เป็นเอกสารราชการจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องปฏิบัติตามโครงสร้างอย่างชัดเจน เอกสารต้องมีส่วนบังคับหลายส่วน ลองพิจารณาสิ่งหลัก ๆ

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ทักษะงานหลักของเสมียนคือความสามารถในการทำงานกับเอกสาร ความรู้เกี่ยวกับเอกสารทางกฎหมายภายในของบริษัท ตลอดจนทักษะในการทำงานกับอุปกรณ์สำนักงาน ทักษะเหล่านี้เป็นพื้นฐาน หากไม่มีทักษะเหล่านี้ คุณจะไม่ได้รับการว่าจ้าง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องรวมทักษะเหล่านี้ไว้ในเรซูเม่ของคุณ

นอกจาก, เสมียนเป็นผู้ใช้คอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์และสามารถทำงานในโปรแกรมสำนักงานได้เนื่องจากในปัจจุบันมีเอกสารจำนวนมากอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น นอกจากนี้การโต้ตอบค่อนข้างบ่อยโดยใช้อีเมลไม่ปกติ

คุณสมบัติส่วนบุคคลที่คุณกำหนดในประวัติย่อของคุณจะต้องสอดคล้องกับลักษณะของงานอย่างเต็มที่ ช่วยให้คุณทำอย่างมืออาชีพ ดังนั้นสำหรับเสมียน คุณลักษณะส่วนบุคคลที่เป็นประโยชน์ในการทำงานจะเป็นคุณสมบัติเช่น ความสามารถในการทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก, ความขยัน, ความเอาใจใส่, ความถูกต้อง, มีวินัย, เน้นรายละเอียด, ทนต่อความเครียด, ความจำดี หากคุณมีคุณสมบัติเหล่านี้ อย่าลังเลที่จะรวมไว้ในเรซูเม่ของคุณ

ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว การศึกษาสำหรับเสมียนไม่ใช่สิ่งสำคัญที่สุด นายจ้างจำนวนมากต้องการให้เลขานุการของตนสำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยเฉพาะทางที่เกี่ยวข้อง แต่กฎนี้ใช้ไม่ได้กับทุกองค์กร ในบางกรณี คุณจะได้รับการว่าจ้างหากคุณมีประกาศนียบัตรการศึกษาระดับอุดมศึกษาในสาขาพิเศษใดๆ ในกรณีอื่นๆ คุณจะต้องมีประกาศนียบัตรจากโรงเรียนเทคนิคหรือวิทยาลัยเท่านั้น อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องอ่านข้อกำหนดของนายจ้างและรายละเอียดงานอย่างละเอียด

คุณควรเขียนเฉพาะข้อมูลที่เป็นความจริงในประวัติย่อของคุณ ระบุสถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่คุณสำเร็จการศึกษาจาก... นอกจากนี้คุณยังสามารถบอก เกี่ยวกับหลักสูตร การฝึกอบรม และมาสเตอร์คลาสที่คุณเรียน ประสบการณ์การศึกษาเช่นนี้จะสร้างความมั่นใจให้กับนายจ้างว่าคุณเป็นคนที่มุ่งเน้นเป้าหมายและมีแรงจูงใจ

นายจ้างจำนวนมากต้องการประสบการณ์การทำงานจากผู้หางานสำหรับตำแหน่งเสมียน นั่นคือเหตุผลที่ในประวัติย่อของคุณตามลำดับเวลา คุณควรระบุบริษัทเฉพาะพร้อมระบุตำแหน่งและเวลาทำงานของคุณ

ถ้าเป็นไปได้ ขอให้อดีตนายจ้างเขียนจดหมายถึงคุณ คำแนะนำหรือข้อเสนอแนะ คุณสามารถแนบเอกสารเหล่านี้กับประวัติย่อของคุณ พวกเขาจะยืนยันความเป็นมืออาชีพของคุณ

ประวัติย่อที่มีความสามารถเป็นโอกาสของคุณที่จะได้รับตำแหน่งที่ต้องการ นั่นเป็นเหตุผลที่ คุณต้องเข้าใกล้การเขียนเอกสารด้วยความรับผิดชอบทั้งหมด... หลังจากที่คุณสร้างโครงสร้างและกรอกข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นสอดคล้องกับกฎทั้งหมดของภาษารัสเซีย: ไม่มีข้อผิดพลาดในการพิมพ์ผิด ไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอน การมีอยู่ของข้อบกพร่องดังกล่าวจะลดโอกาสในการได้งานลงอย่างมาก เนื่องจากพนักงานเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีหน้าที่รวมถึงการจัดทำเอกสารของบริษัท

ดังนั้น หากคุณเขียนเรซูเม่ของคุณอย่างไม่รู้หนังสือ นายจ้างจะรู้สึกว่าในลักษณะเดียวกับที่คุณจะร่างเอกสารทั้งหมดในนามของบริษัท นั่นเป็นเหตุผลที่ เป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ขี้เกียจและอ่านประวัติย่อซ้ำหลายครั้ง

ความยาวประวัติย่อที่เหมาะสมคือ 1 หน้า คุณไม่ควรอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับชีวประวัติและชีวิตส่วนตัวของคุณ เอกสารที่สั้น กระชับ และเข้าใจได้จะทำให้นายจ้างเห็นชัดเจนว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของพวกเขา ข้อมูลทั้งหมดที่เขียนในประวัติย่อจะต้องมีความเกี่ยวข้อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประวัติย่อของคุณอ่านง่าย สร้างส่วนและส่วนย่อย สามารถไฮไลต์หัวเรื่องเป็นตัวหนาได้หากจำเป็น ใช้ฟอนต์เดียวและการจัดรูปแบบเดียวกัน ใช้สีที่เป็นกลางและอย่าใช้เฉดสีที่สว่างและสะดุดตา

เสมียนและเลขานุการของหัวหน้าคือคนที่ทำงานไม่เพียง แต่กับเอกสาร แต่ยังรวมถึงผู้คนด้วย ดังนั้นนายจ้างจึงมักขอแนบรูปถ่ายของคุณกับประวัติย่อ หากข้อกำหนดดังกล่าวระบุไว้ในตำแหน่งที่ว่างแล้ว คุณต้องเลือกภาพที่เหมาะสมหรือสร้างภาพถ่ายที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เฉพาะ อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรเลือกภาพถ่ายที่จริงจังเกินไป เช่น รูปถ่ายที่คุณใช้ทำหนังสือเดินทาง

ประวัติย่อที่เขียนมาอย่างดีจะช่วยให้คุณเขียนเอกสารของคุณเองได้